eHRM, juist in economisch mindere tijden

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: eHRM bestaat eigenlijk niet, eHRM is een buzzwoord. HRM, de afkorting van human resource management, is daarentegen springlevend. De ‘e' is ooit aan de term HRM geplakt om aan te geven dat door het aanwenden van moderne elektronische technologieën de kwaliteit en efficiency van bedrijfsprocessen verbeterd kunnen worden. Een vanzelfsprekendheid, zul je denken. Toch biedt de term eHRM een kern van waarheid, want vele traditionele HRM-gebruikers moeten de stap naar een goed geautomatiseerde HR-afdeling nog maken.

Kijkend naar de traditionele wereld van HRM constateer ik een enorme discrepantie tussen dat wat HRM zou moeten doen en dat wat de werkzaamheden zijn die op een gemiddelde HR-/P&O-afdeling daadwerkelijk plaatsvinden. Teveel tijd wordt er gestoken in handmatige, administratieve handelingen: formulieren worden met de pen ingevuld, bevestigingsbrieven worden per post verstuurd, documenten worden in ordners en archiefkasten gearchiveerd, mutaties worden handmatig doorgevoerd, etc. Al deze handmatige acties, waar veel mensen erg druk mee bezig zijn en die bovendien erg gevoelig zijn voor fouten, kunnen vrij eenvoudig gedigitaliseerd worden. Met als grote voordeel dat er enorm veel kosten bespaard kunnen worden. Dat is nu waar eHRM eigenlijk voor staat: efficiency en kwaliteit toevoegen en kosten besparen.

Groeistagnatie

Dit in ogenschouw nemend, is het vreemd om te constateren dat in 2009 het toenemend gebruik van eHRM is gestagneerd. Uit onderzoek onder 169 middelgrote en grote bedrijven in Nederland blijkt namelijk dat het gebruik van eHRM-oplossingen ten opzichte van vorig jaar niet spectaculair is gegroeid. Een stagnatie die waarschijnlijk mede te wijten is aan de impact van de recessie en het feit dat organisaties nog steeds onvoldoende op de hoogte zijn van de mogelijkheden van eHRM. Vreemd, want je zou eigenlijk denken dat men in tijden van economische teruggang juist kosten wil besparen. Wil je werkelijk gaan besparen, dan moet je ook tools inzetten die daarvoor zorgen. De inzet van eHRM is daarbij het uitgelezen voorbeeld, want de pricing is aantrekkelijk en de terugverdientijd is kort.

Terugverdientijd

Dat brengt mij op het punt van de roi van eHRM, ofwel de terugverdientijd van de investering in eHRM. Vaak en onterecht heeft eHRM het imago van ‘duur' als prijskaartje aan zijn naam hangen. Niets is minder waar. De investering in eHRM wordt gemiddeld gezien binnen het jaar terugverdiend. Wat kost het dan, wil je wellicht weten. Nou, gemiddeld gezien kost het gebruik van een eHRM-tool twee euro per medewerker per maand. Deze eHRM-oplossing bestaat dan onder andere uit digitale dossiers, aanstellingsprocessen, functiewijzigingen, verlofaanvragen, maar bijvoorbeeld ook uit ondersteuning bij het naleven van de Wet Verbetering Poortwachter in het geval van ziekte bij een van de werknemers. Neem dat laatste nu als voorbeeld. Een gemiddelde organisatie betaalt rond de honderd euro per medewerker per jaar om iemand ziek of beter te melden en om daarvoor de Poortwachter-regels te hanteren. Alleen op deze honderd euro kan al bespaard worden door een eHRM-oplossing in te gaan zetten.

Los van de investering in software zullen er wat wijzigingen moeten plaatsvinden in de dienstverlening en zullen bedrijven hun processen wat moeten herijken, maar gemiddeld gezien gaan bedrijven na een jaar enorm verdienen op hun HR-processen.

Bereken de roi

eHRM is dus niet meer en niet minder dan gebruikmaken van tooling die er al is. Bedrijven zijn daarbij onafhankelijk van ieder denkbaar systeem. Kenmerk van eHRM is namelijk dat het een internetoplossing is. Waar je ook bent, wanneer je maar wilt, overal heb je toegang tot je dossiers, kun je mutaties doorvoeren, verlofaanvragen accorderen, declaraties goedkeuren, etc. Overal heb je dus de mogelijkheid om op het gebied van efficiency en effectiviteit plussen te behalen.

Resumerend vraag ik mij af hoe het kan dat er bedrijven zijn die denken dat eHRM een te dure oplossing is. Wat is nu de beste manier om achter de kosten van een eHRM-implementatie te komen? Laat een roi-calculatie maken waarin alle componenten zijn opgenomen en kom tot de conclusie dat eHRM ook voor jouw organisatie weleens zeer interessant zou kunnen zijn.