De afgelopen winterperiode nam de Sociaal Fonds Bouwnijverheid (SFB)-Groep een nieuwe vorstapplicatie in gebruik. Het kreeg negen maanden de tijd om het systeem op te leveren. De organisatorische inbedding bleek een lastiger opgave dan de technische invulling.
De SFB-Groep biedt in de bouwwereld allerlei diensten aan, zoals arbozorg en verzekeringen, en voert sociale verzekeringswetten en cao-regelingen uit. Daarbinnen valt ook de vorstverletregeling. Werkgevers kunnen hier een beroep op doen door het uurloon te declareren van werknemers die vanwege winterse omstandigheden niet kunnen werken.
Het bestuur van het zogeheten Risicofonds, bestaande uit afgevaardigden van werkgevers en werknemers, kondigde begin vorig jaar aan de regeling te willen veranderen. Het wilde meer verantwoordelijkheid bij de werkgevers leggen door hen de eerste negen vorstdagen voor hun rekening te laten nemen. Zo’n eigen risico zou ze prikkelen tot het nemen van maatregelen om het werk zoveel mogelijk doorgang te laten vinden, zoals het verwarmen of met plastic overdekken van een werkplek en het zoeken naar alternatief werk.
Puzzelen
De wijziging moest ingaan per 1 november 1998. Een zeer korte tijd om zowel de 20.000 werkgevers te informeren als de administratie aan te passen, constateerde Martijn Boontje. Hij is adjunct-directeur van CAO-Regelingen, de SFB-groep die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de vorstverletregeling. Boontje ging vervolgens in conclaaf met de automatiseringsafdeling van de SFB-groep om de gevolgen in kaart te brengen voor het administratief systeem. IT-manager Atie Schut zag zich geconfronteerd met een capaciteitsprobleem. "Toen het verzoek van deze gebruikersgroep binnenkwam waren we druk doende met een nieuw systeem voor het bedrijfspensioenfonds. Ik wist niet waar ik de mensen vandaan moest halen om de vorstapplicatie aan te passen. Maar de verhouding opdrachtgevers-uitvoerders is veranderd. Vijf jaar geleden hielden we de boot af als er in korte tijd zo’n systeem moest komen. Nu nemen we meer de houding aan van hoe we de klanten het beste kunnen bedienen. Dan ga je puzzelen." Uiteindelijk koos Schut ervoor externe hulp in te schakelen en met de Oracle-groep van de IT-dienstverlener Iquip samen te werken.
Moskou
De drie partijen – de gebruikersgroep, de IT-afdeling en Iquip – gingen het traject in terwijl ze mekaar niet goed kenden, vertelt Schut. "Maar het klikte goed. Wat we in ieder geval trachten te voorkomen, was het ontstaan van een afrekencultuur. Veel projecten lopen daarop fout. Wij kwamen al snel tot de conclusie dat de klassieke projectmanier van fixed price, fixed date te lang zou duren. In plaats daarvan kozen we ervoor de belangrijkste functies als eerste op te leveren. We stuurden het project volgens Moscow-model, waar de M staat voor must have, de S voor should have, C voor could have en W voor won’t have. Zo bepaalden we wat absoluut in fase 1 moest worden opgeleverd, zoals functionaliteit om vorstdeclaraties te verwerken, en wat daarna. We zijn nu in fase 2 bezig om in het systeem de premieteruggave te regelen wanneer een werkgever afziet van declareren. Voor fase 3 staat het zorgen voor managementinformatie gepland."
In het veld
Voor het hele project was 5,5 miljoen gulden beschikbaar. In totaal bestond het projectteam uit 13 medewerkers (8 van Iquip), waaronder een informatie-analist, technisch consultant, ontwerpers en testers. De projectgroep besloot het tot dan toe gebruikte mainframesysteem overboord te zetten en koos voor een Oracle 7.3-databasesysteem, ontwikkeld met de Oracle-tools Designer 2000 1.3 en Developer (grootte: 750 functiepunten, 100 functies, 47 tabellen) en draaiend op een Digital Alpha. In het systeem bestaat een koppeling met 28 meetstations van de Knmi, om te bepalen of de vorstnorm gehaald is. Verder kunnen medewerkers-in-het-veld, die toezien of er gewerkt kan worden met vorst in de grond, via hun PC toegang tot de vorstapplicatie krijgen.
Diep in de avond
Een extra probleem ontstond toen het bestuur onder druk van veel ondernemers, die niet zo dol waren op de wijziging, een bijstelling afkondigde: zij konden voortaan kiezen tussen 0, 3 of 9 dagen eigen risico tegen kostendekkende premie. Deze aanpassingen werden nog tijdens de ontwikkeling van het systeem ingevoerd.
De tweede week van november trad de vorst in. "We waren gelijk wakker", zegt Boontje. "Het liep storm: ondernemers stuurden en masse hun declaraties in. In totaal is er voor honderdtwintig miljoen gulden uitgekeerd." De invoering van de nieuwe regeling kampte echter wel met opstartproblemen. Het systeem was door de drukte niet altijd beschikbaar. Bovendien bleek de bouwwereld onvoldoende voorbereid en voorgelicht en overstelpte het de SFB CAO-medewerkers met telefoontjes. Schut: "Zij werkten regelmatig door tot diep in de avond. Ze moesten ook leren omgaan met de nieuwe gebruikersinterface en het feit dat ze voor het eerst met PC’s werkten, in plaats van terminals. Ze hebben benauwde momenten gekend, maar uiteindelijk bleek het systeem toch stabiel genoeg."
