Videoconferencing is volledig ingeburgerd in de vergaderzaal. Met ClickShare heeft Barco een oplossing om gemakkelijk en draadloos videovergaderingen te starten vanaf de laptop, met gebruik van de audio en video van de vergaderzaal. Nu lanceert Barco de ClickShare Hub, een room system waarbij deelnemers de meeting starten met een klik op de control panel in de vergaderingruimte, met Teams als videoplatform gelinkt aan de vergaderruimte.
“Er wordt onevenredig veel tijd gespendeerd aan het opstarten van vergaderingen,” weet Oliver Van Camp, Product Director Meeting Experience bij Barco. “Iedereen herkent de ongemakkelijke eerste minuten met chaos aan het begin van een vergadering: kabels verwisselen, laptops opnieuw opstarten, voor de derde keer vragen “Kan je nu mijn scherm zien?”. Daarmee gaat niet alleen waardevolle discussietijd verloren, maar ook de focus van de groep.”
Barco biedt voor dit probleem al 13 jaar een oplossing aan met de unieke vergadertool ClickShare. “Deze oplossing bestaat uit twee delen”, vertelt Van Camp. “Enerzijds is er de Base Unit waarop de audiovisuele apparatuur in de vergaderruimte is aangesloten, zoals scherm, camera’s en speakers. Anderzijds is er de ClickShare Button, een dongel die deelnemers in de USB-poort van hun laptop steken. Deze zet automatisch en via een eigen wifi-kanaal een draadloze verbinding op met de Base Unit. Als je op deze Button klikt, kan je de videoconferentie starten met de Teams, Zoom of GoogleMeet-applicatie op je laptop, terwijl je de audio en video van de vergaderzaal gebruikt. In face-to-face vergaderingen kan je met ClickShare gemakkelijk delen wat er op je laptopscherm staat op het scherm in de vergaderzaal. Hierdoor is er geen gedoe meer met kabels en stekkers.”
Hybride werken, deels fysiek en deels op afstand, is het nieuwe normaal. Microsoft Teams is hiervoor inmiddels een veel gebruikt platform. Van Camp: “Microsoft Teams is een applicatie voor individuele gebruikers die vanaf hun eigen computer of mobiele apparaat deelnemen aan videogesprekken. Het verlengde daarvan in de vergaderruimte is Microsoft Teams Rooms, die de traditionele vergaderruimte transformeert tot een slimme, geïntegreerde omgeving voor naadloze communicatie en samenwerking. Denk aan het starten van vergaderingen via de one-touch join-functie. De ClickShare Hub is een toestel waarop zo’n Microsoft Teams Rooms draait.”
Microsoft Teams Rooms vraagt om een licentie die gekoppeld is aan vergaderzalen. “De oplossing werkt dus niet vanaf de laptop, maar via een touchscreen-paneel om meetings mee te starten en beheren”, zegt Van Camp. “Deelnemers in de vergadering kunnen vanaf hun eigen laptop gemakkelijk iets presenteren dankzij de ClickShare Button. Dat is uniek voor onze oplossing. De ClickShare Hub is de enige oplossingen die draadloos presenteren in een Microsoft Teams Rooms aanbiedt.”
ClickShare heeft altijd al beveiliging en data- en privacybescherming hoog in het vaandel gedragen. Van Camp: “We voorzien ClickShare van verschillende security-lagen zodat het compliant is met de Europese regels voor data- en privacybescherming zoals de AVG, de Cyber Resilience Act en NIS2. Maar we leggen de lat minstens zo hoog als het gaat om klantenservice en gebruiks- en beheergemak. Onze oplossing is eenvoudig te gebruiken voor deelnemers aan vergaderingen, maar ook eenvoudig te installeren en te configureren voor IT-managers. Dat maakt ons tot de uitgelezen oplossing om in een Microsoft Teams Rooms efficiënte vergaderingen te realiseren. Zonder gedoe.”
