Van de term groupware bestaat geen strikte definitie. In deze categorie vallen diverse produkten, inclusief enkele bekende als e-mail, dat al voor de geavanceerde concepten van tegenwoordig bestond.
Mensen neigen naar het werken in groepen, niet alleen in grote ondernemingen, maar ook in kleinere. Dit geldt voor de meeste toepassingen en diensten. Soms is ‘groepswerk’ makkelijk te realiseren, vooral voor een klein aantal mensen die dicht bij elkaar werken, bijvoorbeeld in één kamer. Sommige mensen kunnen niet omgaan met elektronische technieken om groepscoördinatie te verbeteren, maar velen zijn daar wel toe in staat, ook als de diensten worden uitgebreid tot traditionelere systemen. Een goed voorbeeld is document image processing: het elektronische systeem ondersteunt slechts het beheren van documenten. Deze komen op dezelfde manier tot stand als toen ze nog van papier waren. Er zijn echter ook groepswerk-concepten die slechts kunnen bestaan dankzij elektronische middelen, zoals bbs’en en video-conferenties.
Een groot voordeel van elektronisch groepswerken is de mogelijkheid om communicatienetwerken en store-and-forward-technologie te gebruiken voor het creëren van groepen waarvan de leden zich op diverse locaties en in verschillende tijdzones bevinden. Overigens zijn de meeste gebouwen groot genoeg om problemen met fysieke locaties te veroorzaken; elektronische groupware kan dan uitkomst bieden. Hoewel men in grote gebouwen geen problemen met tijdzones heeft, is het store-and-forward-mechanisme nuttig om de communicatie te ondersteunen als groepsleden tijdelijk weg zijn.
De meeste groupware-produkten zijn eigenlijk ad-hoc applicaties, zoals e-mail; dit produkt is overal en altijd te gebruiken, en vereist – afgezien van het opzetten van de postbussen – geen verdere programmering. Andere produkten maken deel uit van een formeel proces en dienen strikt genomen om het mogelijk te maken specifiek ontwikkelde applicaties te gebruiken. Produkten als Lotus en Workflow vallen in deze categorie.
Johansen heeft een zinvolle methode voor het categoriseren van groupware bedacht. Hij deelt systemen in naar locatie en naar tijd (zelfde/ander tijdstip), waardoor vier categorieën ontstaan. E-mail is ‘andere plaats, ander tijdstip’; conferencing is ‘andere plaats, zelfde tijdstip’. Sommige systemen, vooral formele diensten als werkstroom, zijn ‘gelijktijdig maar zowel zelfde als andere plaats’; voice mail is ‘zowel zelfde als andere plaats’.
Een andere methode om groupware onder te verdelen is op basis van de oriëntatie op mensen, informatie of processen. Confereren en e-mail zijn gericht op mensen, gegevenspakhuizen en bedrijfsomspannende geheugensystemen op informatie, en werkstroom en scheduling op processen. De laatste produkten kunnen convergeren met complete transactiesystemen, vooral als die gebruik maken van transactieberichten.
Veel produkten zijn gebaseerd op de client/server-architectuur, met name kantoorsystemen. Deze gebruiken het gui-interface van de PC en een lan dat gekoppeld is aan een gemeenschappelijke server. Mogelijk zijn ook communicatiepoorten in wan’s nodig, bijvoorbeeld voor e-mail of edi. Hieruit volgt dat de client-software op de PC ondersteund moet worden door functies op de gemeenschappelijke server.
De servers moeten ook aan eisen voldoen ten aanzien van de store-and-forward-functie. E-mail en edi zijn duidelijke voorbeelden, maar Lotus Notes is het belangrijkste voorbeeld. Een Notes-client legt verbinding met een specifieke server, maar meerdere servers maken onderling verbinding om lokale, op specifieke clients uitgevoerde wijzigingen te ‘repliceren’. Ook conventionele databases gebruiken replicatie als techniek om problemen met het actualiseren van gegevens in gedistribueerde databases op te lossen.
Een conventionele database is de meest voorkomende vorm van groupware, maar kent wel specifieke beperkingen, waardoor de meeste mensen het niet in deze categorie zouden indelen. Gegevensverwerking legt sterk de nadruk op een centraal punt van waaruit het systeem beheerd wordt, met het accent op ‘gelijktijdig’, bijvoorbeeld locking op record-niveau, zodat slechts één gebruiker tegelijk een specifiek record kan wijzigen. Het aanvaarde groupware-concept moet dus worden uitgebreid met de dimensies tijd en ruimte. Niet dat database-technologie daardoor niet valt toe te passen, maar er zijn wel grote verschillen tussen conventionele multi-user database-applicaties en kantoorgerichte groupware. Waarschijnlijk even interessant is de trend om groupware-diensten voor het kantoor te gebruiken voor de realisatie van conventionelere gegevensverwerkende applicaties, zoals op e-mail gebaseerde werkstroom. Zorgvuldigheid is hier geboden, want kantoorsystemen zijn doorgaans niet robuust genoeg voor transactie-applicaties. Men moet meer aandacht besteden aan robuuste infrastructuren voor het uitwisselen van transactieberichten, zoals MQ of Vcomv.
