Doen beleggers er goed aan om per definitie hun aandelen te verkopen op het moment dat een onderneming een nieuw omvangrijk informatiesysteem gaat implementeren, vraagt Walter de Graaf zich af, of ligt de zaak wat genuanceerder?Consultants gaan niet vrijuit: voor het binnenhalen van de broodnodige implementatie-opdrachten bieden zij goedkopere, maar vaak onrealistische trajecten aan, ongeacht het feit of er nu wel of geen aanvaarbare risico’s worden genomen.
Bij een aantal ondernemingen zijn serieuze problemen ontstaan na de implementatie van een nieuw informatiesysteem. Winstwaarschuwingen (Eriks na implementatie van SAP R/3) en zelfs faillissementen (Atag na implementatie van Oracle) zijn enkele duidelijke voorbeelden van ondernemingen waar grote problemen zijn ontstaan door slecht geïmplementeerde informatiesystemen.
In de pers krijgen de leveranciers van de betrokken informatiesystemen meestal de zwarte piet, maar dat is lang niet altijd terecht. Slechte systeem-implementaties zijn vaak de schuld van het management zelf; dáár worden het belang en de invloed van de informatietechnologie sterk onderschat. In veel ondernemingen bekleedt het managementteam nog steeds geen separate positie voor informatietechnologie, maar is dit gebied van oudsher toegevoegd aan de portefeuille van de financieel manager. Deze functionaris doet de ICT-aangelegenheden naast zijn overige werkzaamheden en moet door gebrek aan kennis en ervaring volledig vertrouwen op derden.
Om de implementatiekosten van een nieuw informatiesysteem binnen de perken te houden wordt er in het selectietraject bovendien erg veel nadruk op het kostenaspect gelegd, zeker met een financieel manager als trekker van de kar. Nu hangt de prijs van een implementatie praktisch geheel af van het niveau van de ingehuurde consultants en de geschatte implementatietijd. Minder ervaren consultants in combinatie met een (te) korte implementatietijd resulteren in een aantrekkelijker prijs – maar het risico neemt dan enorm toe.
De betrokken consultancy-bureaus gaan in deze ook niet vrijuit: voor het binnenhalen van de broodnodige implementatie-opdrachten bieden zij goedkopere en vaak onrealistische trajecten aan, ongeacht het feit of er nu wel of geen aanvaarbare risico’s worden genomen. Zo wordt de periode na de feitelijke implementatie vaak niet eens in de offerte opgenomen, terwijl bij de meeste trajecten de laatste externe consultant pas na vele maanden van nazorg kan vertrekken!
Helaas blijkt dus maar al te vaak dat er te weinig geld voor de selectie, implementatie en nazorg van nieuwe informatiesystemen wordt uitgetrokken en dat er uiteindelijk enorme bedragen moeten worden uitgegeven aan het herstellen van onwerkbare situaties. In deze periode worden vaak belangrijke orders verloren, omdat de onderneming geen controle meer heeft op de productie, de voorraden en de leveringen.
Het herstellen van dergelijke situaties kent echter nooit een aangenaam budget, kost wat kost moeten de herstelacties worden uitgevoerd, omdat de resultaten van de onderneming in het gedrang komen door het verlies van orders en goodwill. Het is en blijft erg triest om te constateren dat deze herstelkosten bedrijven daadwerkelijk in de rode cijfers kunnen helpen.
Walter de Graaf,
organisatie adviseur
Amsterdam
