Zo vlak voor de beurs Infosecurity.nl, de introductie van de nieuwe Code voor Informatiebeveiliging, zo vlak na al het gekrakeel rond Homenet, Annapa, Webtrust en een lokale opleving van het geniepige Funlove-virus, zou het voor de hand liggen weer eens een stukje over beveiliging te schrijven. Maar ik houd me in.
En dat is niet omdat over beveiliging alles wel gezegd is. Toegegeven, iedereen weet inmiddels dat honderd procent beveiliging niet bestaat, dat de mens de zwakste schakel is en de PC ook. Toch blijft er op beveiligingsgebied nog genoeg nieuws te melden. Maar nu even niet. Want er zijn naast informatiebeveiliging meer aardige dingen in het leven.
Die aardige dingen beginnen de laatste tijd toch opvallend vaak met de letter ‘e’. Neem ‘e-procurement’. Een chique naam voor een simpel idee: een website voor het inkopen van spullen. Digitaal inkopen is één van de weinige webtoepassingen die zichzelf vrijwel direct lijken terug te verdienen. De sleutel tot het succes is het feit dat elke kenniswerker tegenwoordig wel een browser heeft die hem toegang geeft tot websites waarop eenvoudige, maar effectieve inkoopapplicaties draaien.
Potloden, elastiekjes, printers, computers, lease-auto’s, vliegtickets, hotelkamers, opleidingen, vliegtuigonderdelen, programmeurs of netwerkaansluitingen kunnen zo met een paar klikken worden besteld door wie ze maar nodig heeft. Door deze vorm van direct bestellen – en, beter nog, door het inkoopsysteem direct te koppelen aan de ordersystemen van je toeleveranciers – kun je een hoop onnodige stappen in het traditionele inkoopproces elimineren. Dat scheelt tijd en geld.
Een mooi voorbeeld is het bestellen van visitekaartjes in een organisatie waar, zeg, vierduizend mensen werken. Stel dat iedereen twee keer per jaar een nieuw pakje kaartjes bestelt, en dat zo’n bestelling ongeveer één uur arbeidstijd vergt. Geen vreemde aanname als je bedenkt dat bij het bestellen van visitekaartjes meestal een secretaresse, een manager, een communicatieafdeling, een vormgever, een drukker en een transporteur betrokken zijn, en natuurlijk de medewerker zelf. Dat is op jaarbasis achtduizend uur, duizend dagen, vijf voltijds medewerkers. Alleen voor visitekaartjes. Daar moet een besparing te halen zijn. Bijvoorbeeld door elke professional zijn eigen visitekaartjes direct te laten bestellen, via een webapplicatie met een directe link met de huisdrukker.
E-procurement heeft meer voordelen. Omdat alle bestellingen via een centraal punt lopen, krijg je meer inzicht in het bestelgedrag van je medewerkers en kun je prettige prijsafspraken maken met je leveranciers. Tel uit je winst.
Volgens een persbericht van het Centraal Bureau voor de Statistiek ontvangt ongeveer 12 procent van alle bedrijven tegen het einde van dit jaar orders via Internet en andere netwerken. Het zal niemand verbazen dat de IT-sector vooroploopt bij het toepassen van e-procurement, hetzij als inkoper, hetzij als leverancier. Voorbeelden? Twee dan.
Eén: automatiseerder PinkRoccade maakt in een recent persbericht niet alleen melding van de resultaten over het eerste halfjaar (que si), maar ook van het invoeren van een centrale inkoopapplicatie na een succesvolle pilot. Navraag leert dat het gaat om een slim systeem met automatische autorisatie van bestellingen, selectie van leveranciers op basis van de beste leveringsvoorwaarden en uitgebreide managementinformatie.
Twee: ‘application service provider’ Ipulsys biedt zijn klanten een geavanceerd systeem waarmee ze via het web netwerkaansluitingen kunnen aanvragen, betalingsgegevens kunnen opvragen en hun netwerkconfiguratie kunnen bekijken. Dat heet ‘interactive customer engagement’ en bestaat niet alleen uit een website, maar ook uit een complexe backoffice die nodig is om alle aanvragen netjes af te handelen, en waarbij onder meer gebruik wordt gemaakt van software van SAP, Siebel en Kenan.
Zitten er dan geen addertjes onder het gras? Meer dan genoeg. Een systeem voor e-procurement is een systeem als alle andere. Mensen moeten op een andere manier gaan werken, processen moeten op een andere manier worden ingericht en in de beginfase moet je rekening houden met de gebruikelijke kinderziektes en aanloopproblemen. Gewoon automatiseren dus.
Verder zijn er ook nog mensen die bang zijn dat elektronisch inkopen de besteldrempel zozeer kan verlagen dat de kostenbesparing teniet wordt gedaan door een hoger uitgavenpatroon: reken je rijk, klik je arm. Wie wel eens webwinkelt, weet wat hier wordt bedoeld – wat is dat toch een makkelijke manier om van je geld af te komen. Maar bij e-procurement zul je daar weinig last van hebben, vermoed ik. Centraal inkopen is en blijft goedkoper.
Eén ding is zeker: het ontwikkelen, invoeren en afstemmen van een systeem voor e-procurement zal niet zonder slag of stoot verlopen. Maar als alles werkt zoals het hoort te werken, is de bureaucratie weer een gevoelige slag toegebracht. En daar kan niemand rouwig om zijn.
Edo Roos Lindgreen, partner bij KPMG Information Risk Management, en docent IT & Auditing aan de Universiteit van Amsterdam.
