Steeds meer organisaties zetten een ecm-suite in, om de uitdaging van beheer van informatie aan te gaan. Maar wat is ecm eigenlijk? Realiseert men dat ecm een steeds bontere verzameling van technologieën omvat? Haalt men met een ecm-suite werkelijk alles in huis, om de verschillende ambities te realiseren? Als je voor zo'n omvangrijke en kostbare productfamilie kiest, mag je toch wat verwachten?
Rond 1997, in de tijd dat veel organisaties de eerste stapjes op het internet waagde, ontstonden de eerste content management systemen (cms, later wcm genaamd). De al langer bestaande document management (dm, toen dms) partijen begaven zich ook op deze nieuwe markt. Websites zijn verzamelingen van webpagina's en dat zijn documenten, moeten ze gedacht hebben. Beide partijen zouden nog lang in elkaars vaarwater ronddobberen.
De dm'ers zette een bredere koers in, in 2000 ontstond de term ecm. De bovenkant van de cms-markt wilde maar wat graag richting enterpriseniveau doorstromen en stapte ook op de boot. Een aantal cms-partijen was ook al niet vreemd van het toekennen van (inferieure) dm-eigenschappen aan hun product. Bij kleinere organisaties met beperkte dm-behoefte kon een cms echter voldoende functionaliteit bieden.
Als je in Nederland naar een gemiddeld ecm-event gaat, zie je nog steeds veel spelers met oorsprong uit de cms-markt. Een aantal mikt op ecm, andere focussen meer op wcm. Ook bij dit ecm-topic zien we een aantal specialisten met oorsprong in de cms-markt.
Naast dm en wcm zijn workflow (wf), record management (rm) en digital asset management (dam) belangrijke onderdelen van ecm. Elk zichzelf respecterend wcm doet ook aan wf en dam. Ecm-suites breiden zich steeds verder uit, bi en bpm zijn geen onbekenden van de familie. Dit rijtje is niet compleet, maar het is duidelijk: ecm vindt zijn oorsprong in diverse specialisaties.
Realiseren organisaties de diversiteit, welke nog veel groter blijkt als je op afzonderlijke disciplines focust? Dat elk ecm-product zijn sterke en zwakke punten kent. Corresponderen de zwaartepunten in de productselectie nog met de feitelijke ambities? Of moet het beste paard nog van stal gehaald worden, om die belangrijkste ambities te realiseren?
Naar mijn mening zijn er veel partijen die met hun keuze voor ecm een totaaloplossing denken binnen te halen, om later te ervaren dat het niet alle ambities waar kan maken.
Ontwikkelt men uitgebreide wensen op gebied van digitale media, dan zullen de gemiddelde dam-faciliteiten van een ecm-oplossing niet toereikend genoeg blijken. Met behoorlijke internet ambities ontkom je niet aan een serieus wcm. Dan komt de vraag voor een 'best of breed'-oplossing dus om de hoek kijken.
Soms kan men beter eerst goed over de ambities nadenken, alvorens een beroep op de familie te doen. Ecm en 'best of breed' : meer, groter en duurder versus specifieker, beter en efficiënter?
Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en mening!
Organisaties willen centraal beheer van informatie. Zij streven daarom naar zo weinig mogelijk technologieleveranciers die tevens ‘naadloze’ integratie van de betreffende technologie?n beloven.
Omdat ECM technologie primair infrastructureel is – zie de trend om ECM als platform te positioneren – zal ECM technologie vooral voordelen opleveren als verschillende eilandoplossingen worden gebundeld. Dus als bijvoorbeeld drie contentmanagement systemen worden vervangen door ??n.
Best of breed is pas interessant als een technologie dermate extra toegevoegde waarde levert dat de kosten van integratie ervan verantwoord zijn.
Bij welke keuze dan ook; als bedrijfsprocessen veranderen door bijvoorbeeld het gebruik van extra of andere functionaliteit, ontstaan problemen, omdat organisaties zich niet parallel richten op de rol, betekenis en impact van de informatie in deze processen.
Dit levert dan direct een sterk ?net niet? gevoel op bij de informatiewerker.
En daar zijn helaas heel veel voorbeelden van te vinden. Dit heeft niets te maken met technologie.
Leuk al die reacties!
Ik zie ook voldoende inspiratie voor volgende artikelen, bijvoorbeeld over open standaarden. Een hot item welke een aantal keer aangehaald wordt. Het staat naar mijn mening overigens los van dit onderwerp. Behalve natuurlijk als het om integratie tussen de ECM suite en een Best of Breed oplossing gaat.
Ik denk overigens dat het in veel gevallen, zeker bij grotere organisaties en is, niet of.
Leuke on-topic intermezzo over multi talented Garfield “suite” en “best-of-breed” Nermal.
http://www.youtube.com/watch?v=IMUPGIoekb0
P.S. Ik had het graag willen “embedden”.
Ik moet een rectificatie maken op mijn voorgaande post. Strategy Partners is bereid om een diepgaand onderzoek te doen en daarvoor alleen maar respect en bewondering.
Hierbij dan ook mijn excuses aan Strategy Partners. Ik hoop dat de andere analisten hun voorbeeld gaan volgen.