Bijna twee derde (64 procent) van de organisaties voert dagelijks, wekelijks of maandelijks wijzigingen door aan het erp-systeem. Dat percentage is de afgelopen jaren fors gestegen: in 2009 was dat nog maar 30 procent. Dat blijkt uit een onderzoek van analistenbureau Mint Jutras, in opdracht van bedrijfssoftwareleverancier Unit4.
In het onderzoek werden 240 professionals in management, it, operations en finance ondervraagd. Een soortgelijk onderzoek uit 2009 liet zien dat bedrijven veel geld verliezen aan erp-systemen die niet eenvoudig zijn aan te passen aan veranderingen binnen de organisatie. Dat is vier jaar later nog steeds zo: de respondenten noemen met name omzetverlies, een daling van de marktwaarde en lagere klanttevredenheid als gevolg van rigide systemen.
Constante veranderingen
Bijna alle respondenten (96 procent) geven aan dat veranderingen in de bedrijfsvoering aanpassingen vereist aan erp-software. De aanpassingen in erp-systemen worden met name veroorzaakt door veranderingen in financieel management: 73 procent van de ondervraagden noemt dit. Ook nieuwe bedrijfsprocessen (69 procent), nieuwe organisatiestructuren (66 procent), nieuwe wet- en regelgeving (61 procent) en fusies en overnames (58 procent) worden vaak genoemd.
‘In 2009 was al duidelijk dat bedrijven geconfronteerd worden met constante veranderingen’, zegt Jeroen Philippi, marketingmanager bij Unit4. ‘De laatste jaren is dat alleen nog maar heftiger geworden. De meeste erp-systemen zijn echter nauwelijks aan te passen zonder de hulp van externe consultants. De kosten van veranderen zijn daardoor aanzienlijk hoger en bedrijven lopen zelfs het risico dat ze niet kunnen inspelen op verandering door een rigide erp-systeem. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat it verantwoordelijk is voor het uitstel of zelfs afstel van wijzigingen in de organisatie.’
Dit bevestigt wat ik altijd al heb gedacht.
Afas Software heeft eind 2012 hier een speciaal boek uitgegeven. Kijk maar eens op http://www.vanspaghettinaarasperges.nl
In de kop van dit artikel wordt gesproken over verlies, maar in het artikel zelf wordt alleen gesproken over de kosten die het met zich mee brengt. Volgens mij kan er alleen over verlies worden gesproken als de kosten en baten tegen elkaar worden afgewogen.
Ik denk dat het sowieso geen optie is voor een (niet klein) bedrijf om zonder erp te opereren en ik weet uit ervaring dat als het goed gehandhaafd wordt een erp heel veel meerwaarde voor een organisatie kan betekenen zoals kostenbesparingen en concurrentievoordeel – lees, Organisatie wint veel (geld) met erp- systeem.
Ik vraag me alleen af wat tot de stijging geleid heeft en daar geeft dit artikel jammer genoeg geen enkel antwoord op. Meer dan een verdubbeling in ruim drie jaar tijd, dat is fors. En ik weet uit ervaring dat ook in 2009 en de jaren ervoor de wereld niet stilgestaan heeft. Is misschien de graad van automatisering toegenomen en dat management by spreadsheet was toen nog gebruikelijk terwijl men nu kant en klare rapportages direct uit het systeem wil halen?
Onderhoudbaarheid is dus ook bij COTS-systemen een issue. De zaken zijn zoals ze zijn, maar dat betekent niet dat geen accelerator zou moeten gebruiken om die onderhoudsgolven met zo min mogelijk inspanning het hoofd te bieden. Voor maatwerk software hebben we de middelen, voor SAP e.d. komen ze er aan.
Erp-systemen zijn in de vorige eeuw geïmplementeerd en tot 2008 ‘verrijkt’ met bijvoorbeeld SCM, CRM, BI, SRM en vaak een portal. Het fundament van veel organisaties bestaat dus uit technologie uit de jaren negentig. Ook een oud huis vraagt steeds onderhoud!
Als alternatief zouden bedrijven eens moeten kijken naar geïntegreerde bedrijfsapplicatie suites in de cloud die volgens de laatste inzichten en de nieuwste technologieën zijn ontwikkeld. Deze oplossingen bieden de functionaliteit, schaalbaarheid en flexibiliteit die de business nu vraagt tegen een schijntje van de kosten.
Onbegrijpelijk dat Nederland hierin achter loopt bij Amerika en Duitsland waar bijvoorbeeld SAP Business byDesign een grote hit is.
Erp-systemen zijn van oorsprong niet ontworpen om snel aanpassingen door te voeren. Ook Lineke Sneller heeft hier zelfs haar promotie-onderzoek aan gewijd (zie Computable ‘ERP-systemen verhogen productiviteit niet’).
Ik heb hier zelf ook een uitgebreide whitepaper ‘BPMS versus ERP’ over geschreven, die te downloaden is via de kennisbank op http://www.you-get.com.
Binnenkort verwacht ik een herziene versie en een samenvatting daarvan te plaatsen in de Computable ERP/BPM topics rubriek.
Ik zou als onderzoeker aan die mensen gevraagd hebben: met de kennis van nu, hoe zou je dit systeem nu gaan richten?
Ligt dit aan de ERP-systemen of aan de opdrachtgevers die niet verder kunnen kijken dan hun neus lang is? Bij het bouwen van ERP moet je goed van tevoren over veel aspecten nadenken. Daarnaast moet je ook je verouderde bedrijfsprocessen herschrijven, neem die troep niet mee! Bij het inrichten en herschrijven van je processen moet je rekening houden met modulaire opbouw en flexibiliteit. Veel bedrijven nemen de oude zooi mee waardoor ze geen gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van een ERP-systeem.
Wees eerlijk, ligt het aan ERP of aan je businessprocessen en hoe je ERP in je bedrijf geimplementeerd hebt?
Voor dit ‘onderzoek’ is opdracht gegeven door Unit4, een bedrijf dat met een marktaandeel van 9,1 procent achterloopt op de nummers twee (Exact met 17,1%) en één SAP (met 18,6%). Verder blijkt het uitermate lastig om de roi van een erp-systeem boven water te krijgen. Een erp-systeem (in het geval van SAP kan dat een complete systeemlandschap zijn met crm, BI, portal. etc.) kost misschien het een en ander, maar levert je ook wat op, juist als je deze zaken op de goede manier weet in te zetten.
Een systeem als SAP heeft duizenden mogelijk customizing settings en juist daarin ligt ook de kracht. Een goedkoper system heeft die instellingsmogelijkheden vaak niet en is wat bedrijfsprocessen betreft, ook vaak minder flexibel.
Vanwege de complexiteit moet je voor het veranderen van die instellingen dan ook wel beschikken over de juiste hoeveelheid kennis en dat vereist wat extra investeringen op het gebied van opleidingen.
In het algemeen geldt gewoon: als je zo een systeem niet kunt betalen, dan moet je er gewoonweg niet aan beginnen.
ERP is het nec ultra plus van vendor lock-in…