De trend is dat de it-manager moet door groeien naar business partner. Wim Jumelet, hoofd automatisering en informatievoorziening bij St. Anna Zorggroep, heeft deze transitie al een aantal jaar geleden doorgevoerd. Het St. Anna ziekenhuis, verpleging en verzorgingstehuis Ananz en sport medisch centrum Topsupport lopen mede daardoor voorop in de branche als het gaat automatisering.
Als business partner houdt Wim Jumelet de organisatie een spiegel voor. Dat heeft effect en daarom denkt men niet meer direct in losse softwarepakketten maar in samenhangende oplossingen om het proces rondom de patiënt te verbeteren. De definitieve selectie van een elektronisch patiëntendossier (epd) was zo’n proces dat Jumelet, dankzij zijn regiefunctie heeft begeleid. Hij keek daarbij naar de vereiste functionaliteit en ook zeer kritisch naar budgettaire mogelijkheden, de volwassenheid en de positie van de organisatie in de regio.
Afkortingen bepalen het it-taalgebruik in de zorgsector. Het epd bijvoorbeeld, is een veel gehoorde term. Specialisten willen zo’n systeem om patiëntinformatie eenvoudig en eenduidig in te zien en te delen met de collega’s ter ondersteuning van de zorgprocessen. Bij St. Anna Ziekenhuis leefde deze behoefte al veel langer onder zowel de specialisten als de medewerkers. Een epd moest er nu eindelijk komen. ‘Maar wat gaat dat kosten? Wat is de impact en wat kunnen we aan?’, vroeg het management zich af. Aan Jumelet de taak om samen met zijn collega’s een voorstel te doen waarin specialisten en het management zich konden vinden.
‘Samen met collega’s van het management team, specialisten en medewerkers A&I (automatisering en informatievoorziening) zijn we een selectietraject in gegaan’, aldus Jumelet. ‘We hebben onszelf de opdracht gegeven om zelf op pad te gaan om de markt te verkennen. Het implementeren van een epd heeft een direct gevolg voor de wijze waarop men dagelijks werkt. Processen veranderen, taken komen erbij, maar verdwijnen ook in de organisatie. Een epd is dan ook geen klassiek it-vraagstuk. Daarnaast is het selecteren van een epd een aandachtspunt voor het management. Zij krijgen in hun bedrijfsvoering te maken met de veranderingen als verantwoordelijken voor de realisatie van de strategie op de lange termijn. Ik heb me daarom bezig gehouden met de regie over het selectietraject.’
‘De belangrijkste uitkomst was uiteindelijk dat beschikbare budgetten het niet toelieten om te gaan voor een volledig geïntegreerd epd van de bekendste leveranciers op dit gebied. Bovendien was het nog niet duidelijk waar onze organisatie op termijn heen gaat. Gaan we zelfstandig verder, gaan we fuseren? Dat weten we niet. Als we nu een groot en duur systeem aanschaffen met daarbij horende implementatievraagstukken, kan het zo zijn dat dit over een paar jaar, naast een grote verandering voor de organisatie, ook een desinvestering is. Dit alles heeft geleid tot het definitief advies aan de Raad van Bestuur om te kiezen voor een veilige route waarbij het huidige ziekenhuis informatie systeem als onderliggend systeem gehandhaafd blijft.’
Betrokkenheid
Voorafgaande het selectieproces heeft Jumelet samen met een brede vertegenwoordiging van specialisten, managers en it’ers een dag lang gebrainstormd over de vraag: wat is voor ons van belang en wat betekent dit? Jumelet: ‘Door deze brede afvaardiging ontstond betrokkenheid. Doordat iedereen met elkaar in gesprek raakte, werd ik steeds meer de facilitator dan dat ik de inhoudelijke man werd. Ik zorgde verder voor de begeleiding. Ik had één sheet gemaakt. Daar stond alles op: emd, evs, erp, tdr en nog meer van dit soort termen. En het woord een epd.’
‘Ik zei tegen iedereen: dit is wat we roepen en graag willen, toch? ‘Ja’, zei iedereen en toen trok ik er een grote streep door. Ik zei: we stoppen met deze discussie. We gaan het niet over afkortingen en systemen hebben. We gaan het hebben over de toekomst van de organisatie en de processen die we daarbij noodzakelijk zien om onze diensten en producten in de markt te blijven zetten. Dat heeft echt geholpen die dag. Ze wilden geen epd of een elektronisch medicatie dossier (emd) maar een oplossing om processen of de juiste manier te definiëren en op de juiste manier in te richten ten gunste van het zorgproces rondom onze patiënt. Dat was de insteek. En daarvoor was wel iets nodig. We zijn toen het hiervoor genoemde selectieproces in gegaan en hebben de business case opgesteld.’
Veranderende omstandigheden
Ondertussen veranderde de wet- en regelgeving op het gebied van zorg en vergoedingen. Ook verzekeraars stelden nieuwe voorwaarden aan declaraties. De toekomst was alles behalve zeker waardoor grote investeringen in een state-of-the-art product niet verstandig bleken. Jumelet: ‘We hebben toen gekozen voor een deeloplossing van onze huidige leverancier van het ziekenhuissysteem. Dit is niet de meest geavanceerde oplossing maar voldoet wel aan onze huidige en toekomstige eisen. Dankzij het brede draagvlak dat ik als manager automatisering & informatievoorziening heb gecreëerd en alle mogelijke consequenties heb onderzocht zijn we tot deze keuze gekomen.’
Het selectieproces van een epd is geen it- maar een organisatorisch proces. Het gaat niet om de tool maar het doel waarvoor een tool nodig is. Ook het overgaan op de cloud of systemen om nieuwe wegen in te slaan is een proces dat dan alleen de it raakt. Jumelet faciliteert deze overgangsprocessen: hij is daardoor business partner in plaats van brandweerman.
