Hilton Meats Zaandam, onderdeel van Hilton Food Group Plc. (HFG.L), verwerkt sinds 2013 de inkomende facturen met 20/20 vision. Michael Watson, hoofd financiële administratie vertelt met enthousiasme over zijn ervaringen met het gebruik van de software en de projectmatige aanpak van 20/20 vision Software.
Hilton Meats Zaandam levert aan en verpakt vers vlees voor supermarkten. In de fabriek in Zaandam werken ongeveer zeshonderd mensen waarvan dertig actieve gebruikers van 20/20 vision.
Michael Watson vertelt: ‘Wij verwerken wekelijks vijfhonderd inkoopfacturen; driehonderd kostenfacturen en tweehonderd goederenfacturen. Wij ontvingen al veel facturen digitaal als pdf via de e-mail. Vóór het gebruik van 20/20 vision moesten alle facturen uitgeprint worden. Met zulke grote aantallen voelden wij ons meer een printshop dan een afdeling financiële administratie.’
Bij binnenkomst werden de facturen gesorteerd naar soort en voorzien van een coderingssbriefje met daarop de codering geschreven. Daarna moesten de factuurgegevens worden overgetypt in SAP. Voor de goederenfacturen bestond dit proces uit een extra stap, namelijk het semi automatisch matchen met de inkooporder in SAP. Na het boeken van de facturen in SAP werd de factuur in postvakken gelegd ter goedkeuring door de juiste medewerker/manager.
Watson: ‘Het papieren proces was inefficiënt vanwege de vele handmatige handelingen en dubbel invoerwerk, namelijk coderen en boeken in SAP. Sommige facturen moesten langs vier medewerkers/managers en raakten daarbij nog weleens zoek. Ook was het op de administratie regelmatig onduidelijk bij wie een factuur lag ter goedkeuring en waarom. In die gevallen waren we weer terug bij af met het uitprinten van dezelfde factuur.’ Door 20/20 vision is het papierwerk en onnodige handelingen geëlimineerd, facturen raken niet meer kwijt en er is optimaal inzicht in de status van een factuur.
Matchen
Hilton Meats Zaandam verwerkt facturen met een grote hoeveelheid aan factuurregels. Om het coderen en controleren van deze facturen efficiënter te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van ocr-technologie van Readsoft. Inkomende facturen worden gescand, waarbij gegevens op kop- en regelniveau worden afgelezen. De controle van de factuur met de order en ontvangst wordt vervolgens automatisch gedaan door 20/20 vision.
Het systeem constateert automatisch of er afwijkingen zijn in prijs, aantal of bijkomende kosten. Deze afwijkingen worden rondgestuurd voor autorisatie, facturen die volledig matchen worden direct geboekt in SAP. Watson: ‘Meer dan 80 procent van de facturen wordt direct goed gelezen en gecontroleerd door de ocr van Readsoft. Daarnaast geldt dat hoe beter de scanner, des te beter de kwaliteit van de regelherkenning.’ Na het inboeken wordt de factuur direct geboekt in SAP en via 20/20 vision doorgestuurd naar de juiste medewerkers voor goedkeuring. Nadat de factuur door iedereen is goedgekeurd, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling in SAP. ’20/20 vision is zowel voor de technische medewerkers als de goedkeurende medewerkers een gemakkelijk te gebruiken systeem’, aldus Watson.
De juiste verwachting
De adoptie van een nieuwe manier van werken is cruciaal voor het succesvol implementeren van een it-systeem, want er wordt een beroep gedaan op de ict-vaardigheden van boekhoudkundige medewerkers. ‘De meest tevreden gebruikers zijn de gebruikers die de meeste waarde zien in het efficiënter afhandelen van inkomende facturen. Wij hebben managers die nu onderweg naar andere vestigingen facturen kunnen goedkeuren, mits zij een internetverbinding hebben. Tevens zijn de medewerkers die coderen blij met minder printwerk en geen dubbel invoerwerk’, legt Watson uit.
Hij adviseert om goed na te denken over het huidige proces, hoe je dit proces wilt gaan automatiseren en waarom. ‘Het systeem is aan het einde van de dag net zo slim als de mensen die het moeten gebruiken’, zegt Watson lachend.
