De communicatie-afdeling van de gemeente Utrecht heeft planningssysteem Rostar CAS van Paralax aangeschaft. Dat systeem moet bestaande planningen in Excel vervangen. Voorheen werden zowel de piketdiensten als de vakantieplanning van de communicatie-afdeling bijgehouden in Excel. Tijdens een recente crisis bleek dat deze manier van werken gevoelig is voor fouten. Het was niet duidelijk welke woordvoerders dienst hadden. Het nieuwe planningssysteem is binnen twee maanden ingevoerd.
De gemeente Utrecht wilde een systeem waarin medewerkers zelf hun verlof en pakketdiensten in kunnen plannen. Zowel de piketdiensten als de vakantieplanning werden bijgehouden in Excel. De keuze viel op Rostar CAS van Paralex. Omdat de Utrechtse communicatieafdeling niet met reguliere personeelsplanning werkt, is er gekozen voor een maatoplossing.
Medewerkers vullen bijvoorbeeld niet de werkuren, maar hun functierollen van bepaalde momenten in. ‘Zo is het mogelijk om per persoon meerdere keren te worden ingepland in het systeem voor verschillende verantwoordelijkheden. Ook druiste de lengte van een piketdienst in tegen de cao-voorwaarden die standaard in de software zijn verwerkt. Dit soort zaken vergden behoorlijk wat aanpassingen onder de motorkap van Rostar CAS.’ Vertelt Martin Dullemond, senior implementatie consultant bij Paralax.
Tijdsdruk
Het nieuwe planningssysteem wordt als software as a service-oplossing afgenomen. De implementatie is onder een behoorlijke tijdsdruk afgerond. De gemeente wilde het systeem binnen twee maanden in gebruik nemen.
De verlofplanning wordt door alle tachtig medewerkers van de afdeling Communicatie gebruikt. De planning van de piketdiensten en bereikbaarheid gebeurt voor 32 personen. Momenteel bekijkt de gemeente Utrecht of de inzet van Rostar CAS kan worden uitgebreid naar andere domeinen zoals gemeentereiniging, afvalverwerking en bijzondere opsporingsambtenaren.
Mijn indruk is toch echt niet dat 80 mensen plannen een technische discussie is. Problemen bij het plannen van mensen is voor 80% te wijten aan leiderschap (“mensen drukken hun snor”) en communicatie (“ik dacht dat ….”).
Heeft de gemeente Utrecht misschien – al was het maar heel even – een open source oplossing overwogen?
Recente crisis in in planning van communicatie afdeling, hoe noem je zoiets ? Communicatiecrisis, waarom ook niet. 80 communicatie medewerkers can’t be wrong. Drukke afstemming daar in Utrecht. Ik weet niet waarover, over Cloud wellicht. Want eerst ging planning in Excel, dat ging niet goed. Daarom eens als Cloudservice proberen, pak je natuurlijk schaalvoordelen gelijk mee. Wel eerst de boel 2 maanden met maatwerk ombouwen 😉 Behoorlijk wat aanpassingen onder de motorkap vertelt een senior implementatieconsultant bij Paralax.
We wisten het eigenlijk al. Ook al heb je een speciale afdeling puur voor gezever. Het resultaat is eerst jarenlang autistisch klooien in Excel en dan uiteindelijk duur uitbesteden en eisen stellen dat de hele zooi binnen 2 maanden naar hun wensen is aangepast.
Maar bij communicatie gaat het erom dat de boodschap is overgekomen en das gelukt, dat wil zeggen als de vraag was waar ons belastinggeld nou eigenlijk heen gaat.