Enterprise resource planning (erp) is al lang niet meer voorbehouden aan grote, internationale organisaties. Ook in het midden- en kleinbedrijf is er behoefte aan een robuuste informatievoorziening en een stevige basis voor het automatiseren van alle bedrijfsprocessen en bedrijfsactiviteiten.
Erp-implementaties hebben hun invloed op alle processen in de organisatie. Daarom is een goede voorbereiding cruciaal. Iedere organisatie die overweegt de stap naar een sterk geïntegreerde informatievoorziening te maken, doet er goed aan om bij de start de vijf volgende uitgangspunten te hanteren.
1. Denk in standaarden
Veel organisaties denken dat hun processen zo uniek zijn, dat er geen enkel andere bedrijf werkt zoals zij. In een heel beperkt aantal gevallen zal dat zo zijn, maar ik durf te stellen dat je de Nasa best kunt vergelijken met een doorsnee openbaarvervoerbedrijf. Er worden bij beide organisaties mensen vervoerd, er is een wagenpark, medewerkers genieten verlof en er zijn projecten waar een geldstroom doorheen gaat. Denk bij een erp-implementatie daarom vanuit de standaard en niet in maatwerkoplossingen, zoals bij SAP. De softwareleverancier en zijn partners hebben een implementatie al bij tal van organisaties uitgevoerd: maak dus gebruik van deze expertise. Zo hou je kosten laag en kun je op termijn veel gemakkelijker upgraden.
2. Wees niet bang om te veranderen
In veel organisaties hoor je bij een erp-implementatie al snel geijkte opmerkingen als ‘wij doen het al jaren zo’, ‘bij ons werkt het alleen op deze manier’ of ‘ons prijsbeleid is enorm divers’. Maar als je echt naar de kern van de uitdaging kijkt, zul je zien dat een frisse blik bij de implementatie van de erp-software enorm verhelderend zal werken.
Pak je kans door juist nu bestaande processen te ontdoen van het stof en vernieuwd in te zetten. Dit betekent niet dat je alles moet veranderen of alles tegelijk moet doen. Ga gefaseerd te werk. Je kiest een nieuw erp-systeem voor de langere termijn, dus pak je tijd!
3. Ga goed om met heilige huisjes en verschillende belangen
Bij het wijzigen en optimaliseren van de bedrijfsprocessen zul je ongetwijfeld tegen heilige huisjes aanlopen. Mensen willen vaak wel veranderen, maar kunnen het niet zonder juiste begeleiding. Dit houdt ook in dat je heel bewust de cultuur van de organisatie in ogenschouw moet nemen, maar dat je echter niet bang moet zijn om heilige huisjes aan te pakken. Pak je kans, door de juiste stakeholders binnen jouw organisatie mee te nemen vanaf het begin van het traject. Zorg voor een goede stuurgroep en stel een projectteam samen. Controleer ook dat wijzigingen met behulp van de juiste communicatie bij de hele organisaties bekend worden. Laat zien wat de verbeteringen zijn en wat het directe positieve gevolg is. Met name voor degenen die in eerste instantie denken hun werk te verliezen, terwijl hun baan juist alleen maar leuker wordt, omdat administratieve processen worden geautomatiseerd.
4. Toon visie en daadkracht
Wees standvastig en toon daadkracht en lef om daadwerkelijk de visie uit te dragen en vast te houden. Door altijd de stip op de horizon voor ogen te hebben, behou je de focus op het halen van de bedrijfsdoelstellingen.
Als je de implementatie goed hebt voorbereid, zal tijdens de pakketselectie (al dan niet in een hutje op de hei) door goede brainstormsessies met het managementteam bepaald zijn hoe het anders en beter kan. Op dat moment is er een hosanna-stemming. Tijdens de implementatie kan die stemming maar zo omslaan: ’o jee, we moeten echt veranderen’. De juiste reactie: ‘ja, dat klopt! En we worden er allemaal wijzer van en ons werk wordt leuker’.
5. Niet genoeg capaciteit binnen de organisatie
De basisimplementatie hoeft over het algemeen niet veel consultancytijd te kosten, zeker als je gebruikmaakt van standaardsoftware. Juist in het aanpakken van vastgeroeste administratieve processen gaat tijd zitten. Maar vaak ligt bij organisaties de werkdruk al zo hoog, dat veel managers niet voldoende uren beschikbaar hebben om deel te nemen aan alle projectactiviteiten. Schakel dan ook extra (externe, tijdelijke) capaciteit in die beschikt over de juiste kennis en zelfs al vanaf de selectie en pakketkeuze kan meedenken in wat het beste is voor jouw organisatie. Zorg er ook altijd voor dat die kennis wordt overgedragen naar de eigen medewerkers en de organisatie op eigen benen kan staan.
