Consumenten en organisaties slaan meer data op doordat steeds meer apparaten zelf data verzamelen, opslaan en uitwisselen. Via sociale media, geldtransacties en openbaar vervoer, iedereen heeft er in het dagelijkse leven mee te maken. Data is essentieel geworden in onze samenleving en daar worden we steeds meer mee geconfronteerd.
Voor bedrijven biedt data veel kansen om te groeien, maar aan de andere kant zijn er nogal wat risico’s. Het kan bedrijven maken of breken en daarom is het belangrijk dat medewerkers en leidinggevenden er bewust mee omgaan. Met de aankomende veranderingen binnen de Europese wetgeving zal het belang van databewustzijn de komende periode alleen maar toenemen.
Om incidenten te voorkomen wijzen bedrijven daarom vaker op de risico’s en leert men medewerkers waar ze op moet letten. Ondanks deze vele inspanningen, zie ik in de praktijk dat data nog te ver van mensen af staat. Medewerkers en leidinggevenden zijn vaak goed op de hoogte van de risico’s, maar als ik vragen stel over wat voor soort data ze hebben of waar ze de data hebben opgeslagen blijven ze me vaak een antwoord schuldig. Daarom moeten bedrijven zich niet alleen richten op risico’s, maar ook een duidelijke visie of strategie hebben om hun medewerkers en leidinggevenden te informeren over de oorsprong van data. In een tijd waarbij data centraal staat mogen we toch op zijn minst verwachten dat mensen weten wat data is?
Waarde
Het is cruciaal dat de gehele organisatie inziet hoe data werkt. Iedereen moet weten wat de waarde is van de data binnen de organisatie, hoe het wordt opgeslagen, hoe er veilig mee kan worden omgegaan en wat de mogelijkheden zijn bij een eventueel incident. Ook op directie- en managementniveau mis ik vaak de nodige kennis en zal men zich moeten realiseren dat de verantwoordelijkheid niet alleen ligt bij de it-afdeling, maar bij iedereen binnen het bedrijf. Het is daarom belangrijk dat it-managers goed communiceren over de data binnen de organisatie en wat de mogelijkheden zijn om er competitief voordeel uit te halen. Op deze manier zal de gehele organisatie de waarde ervan inzien en ook zo met de data omgaan. Tenslotte komen incidenten meestal voort uit menselijke fouten en niet uit virussen of storingen.
Toch is educatie alleen vaak niet genoeg om medewerkers te motiveren om hun werkwijze en oude gewoonten aan te passen. Meestal vraagt dit ook om een cultuuromslag binnen de organisatie. Iedereen dient zich continu bewust te zijn van de waarde van de data binnen het bedrijf en elkaar te wijzen op fouten als er verkeerd mee wordt omgegaan. Een simulatie, waarbij medewerkers bijvoorbeeld onverwacht verrast worden en 24 uur moeten werken zonder data, kan helpen om medewerkers te laten ervaren dat de organisatie niet zonder data kan functioneren.
Echter gaat het opzetten van een goed bewustwordingsprogramma niet over één nacht ijs. Er zijn momenteel enorm veel initiatieven om organisaties te stimuleren om een eerste stap te zetten en de kennis van medewerkers bij te spijkeren. Zo bieden wij als data recovery bedrijf bijvoorbeeld een e-learning programma om het kennisniveau over data binnen organisaties te verbeteren. Door medewerkers vervolgens te wijzen op hun verantwoordelijkheid middels een concreet stappenplan en beleid zullen gewoontes en oude werkwijzen verdwijnen. Ik ben ervan overtuigd dat dit zijn vruchten afwerpt en leidt tot minder incidenten. Het is de investering meer dan waard!
Het gaat volgens mij pas echt leven als er bij nalatigheid forse boetes worden uitgedeeld of bedrijven failliet zijn gegaan.
Dat laatste kan overigens niet snel genoeg bij Facebook gebeuren m.i.