De technisch goed onderlegde ‘millennials’ vormen een steeds groter deel van de arbeidsmarkt. Dit heeft een snel veranderende arbeidscultuur als gevolg. Deze veranderingen kunnen goede kansen opleveren voor hr-professionals om de productiviteit en winstgevendheid te vergroten.
Op dit moment zijn er vier generaties actief op de arbeidsmarkt. Binnen een paar jaar komt hier een vijfde generatie bij; namelijk ‘generatie 2020’ (geboren na 1997). Voor de ‘millennials’ en ‘generatie 2020’ is het internet geen modern wonder meer – het is een tool die voor hen altijd al bestaan heeft. De manier waarop professionals technologie gebruiken verandert ook snel. Volgens Aragon Research is de periode van 1990 tot nu de ‘email era'. Maar sinds 2008 begon de verschuiving naar de ‘shared era’. De manier waarop mensen technologie gebruiken is de laatste jaren enorm veranderd. Video’s, snelle mobiele toegang en de opkomst van smartphones hebben ervoor gezorgd dat technologie in bijna al onze dagelijks bezigheden een rol speelt. Hierdoor vragen veel werknemers zich af waarom hun bedrijven zo achterlopen op dit gebied.
Tegelijkertijd vragen veel hr-professionals zich af of hun bedrijven echt beter zullen worden van het integreren van deze nieuwe tools. Volgens een onderzoek van McKinsey in december 2010 is het antwoord hierop 'ja!'. McKinsey nam meer dan drieduizend bedrijven onder de loep en meldde dat bedrijven die gebruik maken van Web 2.0 technologieën het veel beter deden dan zij die dit niet deden. Sociale tools voor bedrijven zijn it-producten waarmee online communities kunnen worden gevormd en onderhouden. In deze communities is allerlei content te vinden voor leden en zij kunnen zelf ook content toevoegen of aanpassen. Bedrijven gaven aan dat deze sociale technologieën het gemakkelijker maakten om experts en content te vinden en daarnaast was er een vermindering in de kosten gemaakt voor communicatie, reizen en bedrijfskosten. De algemene tevredenheid van de medewerkers lag ook hoger.
Productiviteit staat voorop
Een goed hr-team kan veel meer doen dan het ‘op tijd laten rijden van de treinen’. Door richting te geven met de bedrijfsdoelstellingen, door te voorzien in succesvolle opleidingsprogramma’s en door te zorgen voor een consistent proces van evaluatie en compensatie nemen hr-professionals een centrale positie aan in de productiviteit van hun bedrijven. Toch kan het verstrekken van de nodige informatie aan zowel nieuwe als gevestigde werknemers een hinder zijn voor de productiviteit. Volgens IDC zijn kenniswerkers tussen de 15 en 30 procent van hun tijd bezig om informatie te zoeken, wat slechts de helft van de tijd succesvol is. Daarnaast ontdekte de Aberdeen Group dat het grootste gedeelte van de nieuwe medewerkers er niet in slaagt om hun eerste mijlpaal op tijd te bereiken en dat 95 procent van de medewerkers de bedrijfsstrategie niet begrijpt. Een belangrijke oorzaak van dit probleem is dat werknemers in een traditionele kantoorindeling voornamelijk op de hoogte zijn van wat er in hun directe omgeving gebeurt. Zo stelde professor Thomas Ellen van het Massachusetts Institute of Technology in 1977 nog: 'Het is niet erg waarschijnlijk dat mensen regelmatig samenwerken met collega’s die op meer dan vijftien meter afstand zitten.'
Hoe kunnen moderne bedrijven met kantoren door het hele land en over de hele wereld er dan toch voor zorgen dat hun werknemers op één lijn zitten en van elkaar kunnen leren? Bijna elke hr-professional of bedrijfsexpert weet van de frustraties die meerdere mailtjes en telefoontjes per dag over eenzelfde vraag opleveren. Wanneer het antwoord op een vraag altijd dezelfde is – bijvoorbeeld op de vraag hoe een werknemer zijn profiel moet bijwerken of hoe een inkooporder geopend wordt – is elke minuut die aan de beantwoording besteed wordt verspilde tijd.
Kennis deelbaar en toegankelijk in drie stappen
De antwoorden op deze veelgestelde vragen staan waarschijnlijk al in een handboek voor werknemers of op het intranet van het bedrijf. Maar hoogstwaarschijnlijk worden deze antwoorden bijna nooit bijgewerkt en zijn ze lastig te vinden. Hierdoor zien werknemers dit niet als een betrouwbare en efficiënte bron van informatie. Het implementeren van sociale methoden en technologieën op de werkvloer kunnen dit systeem drastisch veranderen als deze drie basisstappen gevolgd worden:
– Stap één: maak het gemakkelijk om een bijdrage te leveren – Het uitwisselen van kennis werkt alleen wanneer de informatie regelmatig bijgewerkt wordt. Veel oudere technologieën maken dit proces lastig of onmogelijk voor de meeste medewerkers. Het is belangrijk dat elke medewerker gezien wordt als een bron van kennis, in plaats van dat hij alleen gezien wordt als een ontvanger. Tools die het toevoegen van informatie ondersteunen – zoals het uploaden van een document of pdf, het maken van een screenshot en het toevoegen van beeld en geluid aan bestaande media – kunnen van kennis delen een gewoonte maken.
– Stap twee: maak informatie gemakkelijk vindbaar – Het is de aard van de mens om de makkelijkste weg te kiezen. Als informatie slecht te vinden is, zullen medewerkers op zoek gaan naar andere opties. Als een vraag niet beantwoord wordt door een simpele zoektocht die direct de juiste informatie oplevert, zal een medewerker stoppen met zoeken, waardoor kostbare tijd en middelen mogelijk verloren gaan. Door het gebruik van sociale tools is het antwoord direct dichtbij als een medewerker een vraag heeft.
– Stap drie: maak informatie mobiel – Door de smartphone zijn werknemers slechts één klik verwijderd van de bedrijfsinformatie en -verbindingen. Hiermee is de tijd gekomen dat werknemers altijd toegang moeten hebben tot de tools die zij nodig hebben, ongeacht of ze nu achter hun bureau zitten, in een vergadering zijn of vanuit huis werken.
Door informele leerprocessen toe te passen in het hele bedrijf kan elke medewerker voordeel hebben van de gemeenschappelijke kennis, zonder dat zij hun collega’s hoeven te storen of de beperkte tijd en middelen van andere doeleinden hoeven aan te spreken. Met het naderende pensioen voor veel babyboomers is dit de tijd om hun belangrijke kennis op te slaan, om zo de continuïteit voort te zetten. Sociale technologieën kunnen hier een directe rol vervullen om de productiviteit en kennis te behouden en hebben een onmiddellijke impact op de kerntaken van hr.
Wij bevinden ons in de begindagen van de opkomende ‘Shared Era’, die impact zal hebben op de manier waarop wij ons leven leven en onze zaken doen in de komende jaren. Met een groeiend aantal werknemers dat verwacht dat informatie interactief en direct opeisbaar is hebben bedrijven nu een unieke mogelijkheid om voor de trend uit te gaan, door innovatieve sociale tools te implementeren. Door hr-afdelingen te helpen bij het aannemen van de juiste werknemers, het snel acclimatiseren en het productiever maken van de werknemers helpen sociale tools om de productiviteit van hr te verbeteren en om de basis van het bedrijf te verbeteren. Op deze manier kan hr een belangrijkere rol nemen in de strategische gedachte van het bedrijf en kunnen er door het hele bedrijf betere resultaten geboekt worden.
