Ctrlwork helpt medewerkers van de Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam zich meer bewust te worden van gezond en efficiënt computergebruik. Om zo efficiënter te kunnen werken en daarmee de werkdruk, ondanks de doorgevoerde bezuinigingen bij de onderwijsinstelling, te verlagen. Isabel Priesman, Arbo-adviseur en trainer over het dagelijks gebruik en de effecten van deze efficiency software bij de VU.
De Vrije Universiteit stelt al sinds begin 2012 Ctrlwork beschikbaar aan haar medewerkers. ‘De implementatie van Ctrlwork verliep gelijktijdig met een grootschalige bezuiniging binnen de VU. Dat betekende meer werk met minder mensen. Wat je dan moet voorkomen is dat de werkdruk omhoog gaat. We zochten gebruiksvriendelijke software die niet dwingend was voor de medewerkers, maar juist de nadruk legt op bewustwording van je specifieke werkgedrag’, vertelt Isabel Priesman van de VU Amsterdam.’“De software die we eerst gebruikten was dwingende pauzesoftware en dat sloot niet meer aan bij onze wensen. CtrlCtrlwork geeft veel vrijheid. Medewerkers zijn niet verplicht om direct een pitstop te nemen, maar worden, door middel van persoonlijke terugkoppeling, regelmatig bewust gemaakt van hun computergebruik.’
Gedragsverandering
Ctrlwork is efficiency software die beeldschermwerkers efficiënter en gezonder met de computer laat werken. De tool is gericht op de bewustwording van het computergebruik, wat leidt tot gedragsverandering. Medewerkers worden door de software geïnformeerd, uitgedaagd en getraind om de computer efficiënter te gebruiken, waardoor het energie- en concentratieniveau van medewerkers de hele dag op peil blijft. Ctrlwork koppelt het werkpatroon terug naar de individuele medewerker door verbeterpunten aan te geven. Veelvuldig muisgebruik kan bijvoorbeeld omgezet worden naar het leren werken met sneltoetsen. Het persoonlijke advies, gebaseerd op het daadwerkelijk gemeten werkpatroon, zorgt dat er alleen die pitstops komen wanneer dat echt nodig is. Na een ochtend vergaderen of een lunch zal er nooit direct weer een advies voor een pitstop volgen.
Beschikbaarheid
Door alle verschillende systemen op de afdelingen van de VU, had niet iedere medewerker direct beschikking over de software. De VU is groot met verschillende afdelingen die allemaal een eigen beleid hebben. Inmiddels heeft iedereen de beschikking over de Ctrlwork software. Priesman: ‘Op alle computers is Ctrlwork beschikbaar, maar we hebben er wel bewust voor gekozen dat mensen zelf de mate van ondersteuning (profielkeuze) moeten bepalen. Om medewerkers bekend te maken met de tool, hebben we verschillende activiteiten georganiseerd in samenwerking met Ergodirect. Zo organiseerden we een aantal open dagen, waarop medewerkers met vragen over de software bij ons terecht konden. We hebben ook een campagne via de nieuwsbrief gevoerd, om medewerkers te informeren over dat we efficiency software beschikbaar stellen. Inmiddels heeft de faculteit Exacte Wetenschappen de tool voor alle medewerkers ingesteld. Uiteindelijk is het doel dat op steeds meer afdelingen iedereen gebruik maakt van Ctrlwork.’
Enthousiaste gebruikers
De mensen die Ctrlwork gebruiken binnen de VU zijn allemaal enthousiast en houden zich aan de voorgestelde pitstops. Dit komt volgens Isabel Priesman vooral omdat niet overal alarmbellen rinkelen wanneer iemand de tien minuten Time-Out interventie even uitstelt. Een andere reden is dat de pitstops heel gedoseerd worden aangeboden. ‘Ik adviseer medewerkers die een werkplekonderzoek aanvragen altijd het profiel Pro van Ctrlwork in te stellen. Samen met hen kijk ik ook waar de behoeften liggen en waar Ctrlwork kan bijdragen. Zo hebben sommige medewerkers juist de behoefte aan oefeningen, waar anderen liever iets leren over het gebruik van sneltoetsen of slimme tips op het gebied van e-mailmanagement. Je hebt als gebruiker zelf de regie in handen, dat maakt Ctrlwork zo gebruiksvriendelijk.’
Advies op afstand
‘Wij denken dat in de toekomst steeds meer medewerkers van de VU ook thuis gaan werken in het kader van Flexibel Werken. Dat betekent dat we minder fysiek zicht hebben op die werkplekken, maar ook thuis moeten medewerkers verantwoord kunnen werken. Met Ctrlwork kunnen we straks medewerkers ook op afstand van advies voorzien. Volledig op maat via de slimme software. Op dit moment voegen we nog geen eigen tips en VU specifieke informatie toe aan de software, maar in de toekomst zou ik graag informatie die nu op onze website of intranet staat via Ctrlwork aanbieden. We willen medewerkers bijvoorbeeld tips geven vanuit onze hrm en Arbodienst over het instellen van de computerwerkplek. Het toekomstige beleid is ook dat wij als Arbo-adviseurs steeds minder op de werkplek van de mensen verschijnen. Medewerkers met fysieke klachten, worden straks vaker naar de website verwezen waar ze allerlei informatie over bijvoorbeeld de software vinden. Via Ctrlwork kunnen we medewerkers toch goed blijven informeren over hoe ze gezond en efficiënt met de computer kunnen werken, zonder fysiek aan het bureau te verschijnen.’
Advies op afstand
‘Wij denken dat in de toekomst steeds meer medewerkers van de VU ook thuis gaan werken in het kader van Flexibel Werken. Dat betekent dat we minder fysiek zicht hebben op die werkplekken, maar ook thuis moeten medewerkers verantwoord kunnen werken. Met Ctrlwork kunnen we straks medewerkers ook op afstand van advies voorzien. Volledig op maat via de slimme software. Op dit moment voegen we nog geen eigen tips en VU specifieke informatie toe aan de software, maar in de toekomst zou ik graag informatie die nu op onze website of intranet staat via Ctrlwork aanbieden. We willen medewerkers bijvoorbeeld tips geven vanuit onze hrm en Arbodienst over het instellen van de computerwerkplek. Het toekomstige beleid is ook dat wij als Arbo-adviseurs steeds minder op de werkplek van de mensen verschijnen. Medewerkers met fysieke klachten, worden straks vaker naar de website verwezen waar ze allerlei informatie over bijvoorbeeld de software vinden. Via Ctrlwork kunnen we medewerkers toch goed blijven informeren over hoe ze gezond en efficiënt met de computer kunnen werken, zonder fysiek aan het bureau te verschijnen.’
