Nederlandse overheid smoort innovaties

Innovatie is de levensader van onze westerse economieën. Terecht dat dit binnen Europa veel aandacht krijgt. De Nederlandse overheid vindt het ook belangrijk en doet letterlijk een duit in het zakje door innovatieve initiatieven te ondersteunen met subsidies. Helaas toont dezelfde overheid in deze (weer eens) schizofreen gedrag door organisaties met innovatieve ontwikkelingen buiten de deur te houden met gestandaardiseerde inkooptrajecten.

Om complexe ict-aanbiedingen onderling te vergelijken hebben organisaties – en de Nederlandse overheid voorop – inkoopafdelingen opgericht. Door specialisme en verdere efficiëntie zijn deze afdelingen geëvalueerd tot ‘inkoopfabrieken’ die volgens vaste richtlijnen, procedures, voorwaarden en regels zijn gaan werken. Dit kwam samen in de(openbare) uitbesteding, wat de standaard werd voor inkopen van grootschalige ict. Een voorwaarde was in dit traject zeer duidelijk: Op ‘buiten de lijntjes’ kleuren, stond als ‘straf’ uitsluitsel van het verdere proces.

Resultaat ondergeschikt

Vooral de diverse overheidsorganen bedienen zich veelvuldig van de ‘openbare aanbesteding’ om hun inkoopproces te stroomlijnen en te voldoen aan Brusselse wetgeving. Het gevolg is dat hiermee niet langer ingekocht wordt wat de business werkelijk nodig heeft, maar een product dat door de meest creatieve leverancier in het aanbestedingsformat verpakt is.

Door de simplificering en stroomlijning van de inkoopprocessen is een belangrijke factor verdwenen: ‘inhoudelijke materiekennis’. Dit gebrek zorgt ervoor dat je product als een auto in het ‘koets-en-paarden tijdperk’ helaas kansloos aan de kant wordt gezet. Als we op dit proces inzoomen dan zien we al dat de beoordeling in de eerste selectiefase door bijvoorbeeld stagiairs wordt gedaan met behulp van de Shift F7 opzoekfunctie! Hier begint het feest, het resultaat is ondergeschikt gemaakt aan het proces.

ICT kosten benchmark

Aanleiding voor dit opiniestuk is een uitnodiging om mee te doen aan een request for proposal (rfp) van een landelijk overheidsorgaan. Het betrof hier een ict-kosten benchmark van de kantoorautomatisering.

Om een goede benchmark uit te voeren is de kwaliteit van de data waarop de analyse plaats vindt van groot belang. De traditionele benchmarks maken gebruik van enquêtes en lange invullijsten om deze data te verzamelen. Aan deze manier van werken kleven diverse nadelen:

• Foutgevoelig
• Gevoelig voor interpretatieverschillen bij het beantwoorden van de vragen
• Arbeidsintensief
• Legt een grote belasting op de bestaande organisatie
• Compleetheidscheck moeizaam uit te voeren
• Lange doorlooptijd waardoor de actualiteitswaarde van het onderzoek achteruit gaat
• Doordat de gegevens in de ‘Peer’ database  ook op deze manier tot stand komen, neemt de foutmarge van het eindresultaat toe.

Doordat de kwaliteit van het dataverzamelen bepalend is voor het eindresultaat, zien we hierdoor dat conclusies en aanbevelingen hoog over, vaag en een ‘open deur’ karakter hebben. Inmiddels zijn er al innoverende ontwikkelingen gaande waarbij het verzamelen, rubriceren en interpreteren van data geautomatiseerd gebeurd.

Met zelflerende analyse tools en big data-concept benaderingen, wordt het mogelijk om de data die altijd al in de systemen van de klant zit, veel sneller, met minder inspanning en vrijwel foutloos te verzamelen en te analyseren. Hiermee zijn de belangrijkste drie nadelen: ‘kostbaar, tijdinvestering klant en mager eindresultaat’, omzeilt, want met betere data worden de adviezen en aanbevelingen specifieker en beter gericht op het werkelijke onderliggende probleem in plaats van op symptomen.

Hoe verder?

De crisis heeft veel stuk gemaakt, helaas niet de openbare aanbesteding. Het is tenslotte een efficiënte manier van inkopen voor procurement. Krijg je dan wat je wilt? Niet echt, maar je krijgt het wel tegen de beste prijs! Maar is dat echt de beste prijs? We weten het al ‘goedkoop is duurkoop’.

Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden. Innovatieve ontwikkelingen worden daardoor helaas gemist. En juist van de overheid zou je verwachten dat ze hun (subsidie) investeringen zouden koesteren door voorop te lopen in het veranderingsproces van inkoop om zo toegang te krijgen tot verbeterde producten en diensten.

Is het daarom niet tijd voor een renovatie van het aanbestedingstraject? Juist om de mogelijkheden van innovatieve oplossingen naar boven te laten komen in plaats van af te laten vallen op basis van vooraf opgestelde regels en procedures. Op basis van de investeringen die de overheid doet in innovatie zou je verwachten dat ze als eerste van de resultaten zouden willen profiteren.

Kurt de Koning, managing partner Ratio Consultants