BLOG – Voor een organisatie die wil professionaliseren, groeien of een overname overweegt, geldt één cruciale gemene deler: goed management van je masterdata. Oftewel, zorgen voor één consistente bron of single source of truth voor de belangrijkste data voor jouw bedrijfsvoering.
Het is van groot belang dat masterdata op orde en van hoge kwaliteit is. Het is de basis van jouw bedrijf die je – afhankelijk van de datakwaliteit – voortstuwt in je groei óf juist als anker dient. Dit besef is niet bij elke organisatie doorgesijpeld. Data zijn er gewoon en vormen voor velen daarmee onterecht een vanzelfsprekendheid. In deze blog lees je waarom management van je master data een value driver is voor jouw business en hoe je dit op een efficiënte manier aanpakt.
Kennisproduct
Als zakelijke dienstverlener staat klantdata aan de basis van jouw business. Dat is waar je jouw kennisproduct aan verkoopt. Een onderdeel voor de kwaliteit van deze klantdata én voor het voldoen aan wet- en regelgeving, is dat het wordt verrijkt met informatie uit externe bronnen. Denk aan de kredietwaardigheid van een nieuwe klant. Of een koppeling met de Basisregistratie Personen om de echtheid van een contactpersoon te achterhalen. Deze technische koppelingen met externe bronnen moeten zo ingericht zijn dat wijzigingen in je klantdata ook direct in jouw administratie worden verwerkt. Gebeurt dat niet? Dan loop je het risico om bedrijfsbeslissingen te nemen op basis van onjuiste informatie. Misschien ga je zelfs in zee met een malafide ondernemer.
Dat is de crux van masterdata: het kan je vleugels geven
Dat is de crux van masterdata: het kan je vleugels geven, maar zodra het niet klopt, kost het geld en levert het problemen op. Denk aan de projecten- en facturenstroom die op gang komt door op basis van een kredietwaardigheidscheck samen te gaan werken met een nieuwe businessrelatie. Bepaalde processen zijn in gang gezet op basis van klantdata, die medewerkers bij een fout moeten nalopen en terugdraaien waar mogelijk. Daarom is consistente master data bepalend voor je bedrijfsgroei. Het staat gelijk aan minder fouten corrigeren en data opschonen, en dus aan medewerkers die hun tijd kunnen besteden aan analyses of werkzaamheden die bijdragen aan de bedrijfsstrategie en -doelstellingen.
Top of mind
Toch is consistente masterdata niet altijd top of mind bij organisaties. Dat komt vooral aan het licht in transitietrajecten naar een nieuw erp-platform. In deze transitie is data vaak geen focuspunt. Naast procesverbeteringen en het oplossen van bottlenecks, gaat de aandacht bij de start van een transformatieproject vooral uit naar welke functionaliteit nodig is voor de business om klanten zo efficiënt en automatisch mogelijk te bedienen. Toch zijn data één van de lagen binnen je it-architectuur en daarom een belangrijke om juist voorafgaand aan een transitie in kaart te brengen. Welke data zijn relevant voor jouw processen? Wat zit er aan data in je oude systeem? Wat is de datakwaliteit? Alles simpelweg overzetten is een slecht begin voor het nieuwe platform. Het kan ten koste gaan van de performance en je neemt inconsistenties en fouten mee. Wees je dus vooraf bewust over de kwaliteit van jouw data en breng de situatie rondom je database eerst ‘as is’ in kaart, gevolgd door waar je naartoe wilt. Hoe kom je daar? Ervaring van mensen die lang met de data werken, zoals key users of dataverantwoordelijken, is hierbij onbetaalbaar. Laat hen meedenken over wat achterwege kan blijven of juist cruciaal is voordat je alles overzet naar een nieuw platform.
Transformatie
Of je nu in een transformatie zit naar een nieuw platform, of voorlopig door kan met waarmee je werkt; met masterdatamanagement moet je hoe dan ook aan de slag. Artificial intelligence (ai) kan hierbij helpen. Ai is bij uitstek geschikt om grote hoeveelheden data te overzien en te verwerken. Precies wat je nodig hebt voor goed masterdatamanagement. Naast dat ai datasets voor je kan creëren, kan het met patroonherkenning in een handomdraai inconsistenties aanwijzen of fouten onderkennen. En direct herstellen om het weer kloppend te maken.
Ook handig: ai herkent functionele domeinen in jouw organisatie. Denk aan klantprocessen en back-officeprocessen. In beide zit data die over de domeinen heen moet kloppen. Ai zit hiertussen en zorgt dat data in het klantproces, ook kloppend in het back-officeproces zit en andersom. Op deze manier draagt de inzet van ai bij aan het strategischer of analytischer inzetten van jouw medewerkers door ze datamanagement (grotendeels) uit handen te nemen.
Voortvarendheid
Het zijn van een succesvolle organisatie valt of staat met het op orde hebben van kritische bedrijfsprocessen. Management van je masterdata is daar belangrijk voor. Het is zelfs bepalend voor de voortvarendheid van de business die je doet met klanten. Zonder juiste data heb je geen inzicht in of controle over je klantenbestand. Dus zorg dat je masterdata op orde en consistent is én dat als je overstapt naar een nieuw platform, je ook deze datalaag beetpakt en niet alleen focust op de systeemvervanging.
Serge Janse is solution lead bij Conclusion MBS
Crash & burn van Icarus ging om de over- en hoogmoed aangezien de crux van vleugels om de vlieglessen vooraf gaat. Zo kent een datasynthese middels openbare registers nogal wat regels door privacy wetgeving. Kredietwaardigheid van natuurlijke personen waaronder ook de ondernemer geschaard kan worden valt onder een gegevensverwerking waarvoor een DPIA verplicht is. Automatische beslissingen met rechtsgevolgen zoals uitsluiting gaan namelijk om het recht op een menselijke blik wat niet alleen geld kost maar ook verplicht tot een inkijk in de bedrijfsprocessen omdat data nogal vervuild kan raken.
Foutje bedankt is er dan ook zoiets als de Chain of Custody (CoC) in het masterdata management wat zorgt voor geldigheid van het bewijs omdat inconsistenties in de bewijslast niet zo makkelijk glad te strijken zijn als we kijken naar menselijke blik van een rechter. Ook van vitaal belang in het masterdata management is de metadata want deze waarborgt niet alleen de gegevenskwaliteit maar zorgt ook voor het begrijpen van de gegevenscontext. Metadata speelt dan ook een sleutelrol bij het ontsluiten van waardevolle inzichten en het nemen van geïnformeerde beslissingen in organisaties.
Laatste zin gaat namelijk om het archiveren waarbij nog weleens data bewaard wordt die niet bewaard mag worden en data verloren gaat die bewaard moet worden. Gelukkig hebben we de foto’s nog hoewel de kwaliteit van Polaroid bedenkelijk is als je deze niet goed bewaard want iets met teveel licht en warmte laat niet alleen de was van de vleugels van Icarus smelten.