Ondernemers die in Nederland zaken met elkaar doen, zouden vanaf 1 januari 2030 verplicht elektronische facturen moeten sturen, zegt Ernst & Young (EY) in een advies aan het kabinet. Belangrijkste aanbeveling is de introductie van een brede vorm van e-facturatie en e-rapportage in Nederland; dus ook voor binnenlandse transacties.
Vanaf midden 2030 geldt deze verplichting in de hele EU sowieso voor facturen tussen bedrijven in verschillende landen. Die digitale facturen sturen dan automatisch gegevens mee naar de Belastingdienst, zodat die de btw beter kan controleren. Deze elektronische facturen moeten aan een vastgestelde EU-norm voldoen. Dit vraagt inspanningen van alle betrokken partijen waaronder veel ondernemers, fiscaal dienstverleners en softwareontwikkelaars in Nederland.
ViDA
EY deed op verzoek van het ministerie van Financiën onderzoek naar een aantal beleidsvragen die samenhangen met het onderwerp e-facturatie en digitale rapportage. De Europese Unie heeft het pakket btw-regels voor het digitale tijdperk (ViDA ofwel Vat in the Digital Age) een jaar geleden officieel aanvaard.
De huidige rapportageverplichting van grensoverschrijdende handel in de EU is niet meer actueel. Dit beperkt de effectiviteit voor de fraudebestrijding. Daarnaast bestaan er tussen lidstaten verschillen in de nationale digitale rapportageverplichtingen die gelden voor de btw. Deze fragmentatie leidt tot extra administratieve lasten voor exporteurs en importeurs. De inzet van e-facturatie en digitale rapportage moet soelaas brengen.
Volgens de nieuwe regels moeten de facturen in principe voldoen aan de Europese norm, het zogeheten EN16931-format, en moeten in een gestructureerd formaat worden verzonden. Tegelijkertijd moeten de kerngegevens van deze facturen vrijwel real-time worden gerapporteerd aan de nationale belastingdiensten.
Twee scenario’s
EY onderzocht twee centrale vragen:
- In hoeverre is het noodzakelijk om de doelstellingen en randvoorwaarden van e-facturatie en digitale rapportageverplichtingen (de zogenoemde infrastructuur) concreet in regelgeving vast te leggen;
- Welke voor- en nadelen bestaan er voor Nederland bij het invoeren van een eerdere verplichting voor binnenlandse e-facturatie en/of digitale rapportage;
Daartoe werden twee scenario’s gedefinieerd. Zowel ViDA-A als ViDA-B kent verplicht gebruik van e-facturen voor prestaties waarvoor de digitale rapportageverplichtingen gelden. Deze verplichtingen gelden voor leveringen binnen de EU en bepaalde verlegde prestaties alsmede voor verwervingen. ViDA-B voegt daar verplichtingen voor binnenlandse b2b-prestaties aan toe. Dit laatste is, zoals gezegd, een beleidskeuze voor Nederland.
Peppol
Wat betreft de gewenste centrale digitale infrastructuur hebben vrijwel alle partijen die EY sprak, een voorkeur voor Peppol. Dit is een internationaal afgestemd netwerk voor e-facturatie, oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten, maar tegenwoordig breed inzetbaar voor alle soorten facturen. In Nederland is er al een governance-organisatie voor Peppol (de Nederlandse Peppolautoriteit, NPa) met toezicht via de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Bedrijven en softwareleveranciers geven aan dat zij liever voortbouwen op dit bestaande netwerk dan dat er een geheel nieuw systeem wordt opgelegd.
Peppol biedt een standaard die interoperabel en schaalbaar is, kent meerdere dienstverleners (zogenaamde Access Points of Peppol-dienstverleners) waardoor er keuze en concurrentie is, en is internationaal breed gedragen. Als Nederland Peppol als verplicht kanaal neemt, sluit het aan op omringende landen die vaak hetzelfde doen. Dit maakt grensoverschrijdend zakendoen eenvoudiger omdat men niet voor elk land een ander technisch systeem hoeft te gebruiken.
Voor de twee alternatieven voor Peppol, een eigen nationaal platform en een Frans model met gecertificeerde platforms, bestaat in Nederland minder enthousiasme. Die vallen af. De aanbeveling is dan ook om onder voorwaarden voor zowel de e-facturen als de digitale rapportage één uniforme infrastructuur te kiezen, namelijk Peppol. Op dit moment is EN16931 reeds de verplichte standaard voor e-facturen aan de overheid; het ligt voor de hand die standaard te verbreden naar alle b2b-facturen.
Wat zijn de baten?
EY verwacht belangrijke baten. Elektronisch factureren maakt factuurverwerking efficiënter: waar nu nog vaak handmatig gegevens van een papieren of PDF-factuur worden overgetypt, gebeurt dit straks automatisch. Onafhankelijke analyses tonen aan dat dit leidt tot ongeveer 55–70 procent kostenbesparing per factuur vergeleken met papieren processen. Uit internationale benchmarks blijkt bijvoorbeeld een gemiddelde besparing van zo’n vijf à zes euro per verzonden factuur en zelfs acht euro per ontvangen factuur door over te stappen op volledig digitaal.
Naast pure kostenbesparing is er ook een tijdsvoordeel: digitale facturen worden gemiddeld sneller verwerkt en betaald, wat de cashflow bij bedrijven verbetert. Uit evaluaties blijkt bijvoorbeeld dat e-facturatie betaaltermijnen verkort en het aantal betwiste facturen reduceert, wat weer scheelt in incasso- en correctiewerkzaamheden. Ook de overheid profiteert. Met digitale rapportage heeft de Belastingdienst een veel beter en actueler zicht op transacties.
