Van technisch naar functioneel databeheer

Informatie voedt de kennis, de kracht en het kapitaal van bedrijven. Informatiebeheer heeft daardoor een belangrijke plaats gekregen. Toch kent dat beheer diverse knelpunten die een gezonde ontwikkeling van bedrijf en informatie in de weg staan. Dit komt door het tweeledige karakter van informatiebeheer. Het functioneel beheer is gericht op de functionaliteit en toepassing van informatie. Daarnaast is er het technisch beheer van de databases waarin de informatie wordt opgeslagen. In de praktijk blijken functioneel en technisch beheer soms moeilijk samen te gaan.

Van papier tot bedrijfsdatabase

De ontwikkeling van informatiebeheer kent zes stadia, die betrekking kunnen hebben op zowel het geheel als deelgebieden, zoals een crm-applicatie of een bedrijfsdatabase. Die stadia zijn: papier, zelfstandige databases, bedrijfsdatabase, classificatie, integratie en datapakhuis.
Vaak begint het met papier om ideeën op te schrijven en aantekeningen te maken, en deze te delen met anderen. Informatie op papier is lastig te beheren. Al snel ontstaat de behoefte om de informatie elektronisch op te slaan. Eenvoudige - zelfstandige - databases worden op bedrijfsafdelingen gemaakt. Deze bevatten informatie die gericht is op een specifiek bedrijfsproces, zoals een mailing, een campagne of berekeningen van verkoopcijfers. Hoe klein of eenvoudig deze databases ook zijn, het beheer ervan heeft al een duidelijk technisch karakter.
Gebruik van papier en de databases genereert meer data en maakt de informatie complexer. Meerdere databases (of spreadsheets) ontstaan en informatie versnippert. Daarom wordt een bedrijfsdatabase opgezet waar 'alles in zit'. Dat is functioneel veeleisend en technisch inspannend. Het technische karakter krijgt de overhand, waardoor het functioneel beheer ondergeschikt wordt.

Van bedrijfsdatabase tot datapakhuis

Om aan alle functionele wensen te voldoen en de technische inspanningen te verminderen, vindt classificatie van de informatie plaats. Hiermee wordt informatie aan specifieke taken en doelen gekoppeld, zoals een systeem voor marketinganalyse of een crm-applicatie. Classificatie geeft wel organisatorische (beheer)problemen. Het classificeren van informatie valt onder functioneel beheer en is een taak voor een materiedeskundige, zoals een marketingmanager. Classificatie heeft ook een technisch karakter, maar dat moet in dit stadium van ondergeschikt belang zijn. Dat is het vaak niet.
Na classificatie van informatie zijn er duidelijke taak- en doelgerichte gegevens, applicaties en databases. Integratie moet ervoor zorgen dat informatie sneller en beter om te zetten is naar kennis. Integratie van functioneel en technisch beheer is een andere zaak. Hoewel de vraag functioneel van aard is, komt dit pas in een duidelijk technisch stadium aan bod. Applicaties, databases en systemen moeten doorgrond en gekoppeld worden. Bij het technisch beheer is er continu aandacht voor uploads, downloads en dergelijke om ervoor te zorgen dat er juiste, tijdige en functionele (management)informatie gegenereerd kan worden.
Een datapakhuis is wellicht de meest gecompliceerde oplossing om het werken met informatie eenvoudiger te maken. In de hiërarchie van systemen staat het datapakhuis bovenaan als enige ouder van alle kinderen. Het is niets anders dan een grote bak met 'alle' informatie van een bedrijf. Dit stadium heeft evenals het voorgaande een technisch karakter.

Structuur aanpassen

Geen enkel stadium in de ontwikkeling van bedrijf en informatie is een eindpunt, omdat de evolutie nooit stopt, ook niet bij het gebruik van standaard crm-, bi-, eai- (enterprise application integration) of datapakhuis-oplossingen. Daar is niks mis mee, een bedrijf moet in beweging blijven. Impliciet betekent dit echter ook dat er bij informatiebeheer continu gewerkt wordt aan het opzetten, beheren en onderhouden van eigen databases, ofwel met het technisch beheer. Dit veroorzaakt jaarlijks 40 procent van alle databasekosten. De oorzaak hiervan ligt in het fundament waarin informatie wordt gestructureerd, de databases.
Hoe verder in de evolutie, hoe complexer de oplossing. Het werken met integratie-oplossingen of datapakhuizen is voor de eigenaars van de informatie vaak te technisch. Na verloop van tijd willen ze meer controle over en vrijheid in het werken met hun eigen informatie. Ze vallen dan terug op eigen lokale databases of zelfs papier. De huidige structuur van de informatie (database) is te moeilijk te doorgronden voor een niet technisch geschoolde eindgebruiker. Die structuur moet dus eerst aangepast worden. Deze structuur is ontworpen op basis van de in het verleden geldende functionele eisen en technische mogelijkheden. De levensduur van de structuur van een database is beperkt; de ontwikkeling van bedrijf en informatie vraagt om veelvuldige wijzigingen.
De aanpassing van databases vormt een knelpunt in de informatievoorziening. Een structuur moet gebouwd of aangepast worden voordat hij de gewenste informatie kan verstrekken. Hiervoor wordt een proces doorlopen dat vanwege de tweeledigheid moeizaam is. De splitsing naar functioneel en technisch leidt vaak tot tijd- en budgetoverschrijdende projecten. Bovendien heeft of krijgt het proces een te technisch karakter. Het functionele gedeelte krijgt een ondergeschikte rol. Wenselijk is een accent op informatie en functionaliteit, niet op techniek.

Minder nadruk op databases

Informatiebeheer moet meer gaan over informatie en de toepassing ervan, en minder over databases. Dit vermindert niet alleen de kosten, maar vooral verhoogt het ook de kwaliteit van informatie en kan deze daardoor beter integreren met activiteiten op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
Hiervoor is een proces beschikbaar dat volledig de nadruk legt op de functionaliteit van informatie. Dit proces wordt uitgevoerd door de eigenaren van de informatie: managers en medewerkers van bedrijfsafdelingen. Het proces bestaat uit vier functionele fases. In elk van deze fases is de eigenaar van informatie direct betrokken bij de invulling en uitvoering ervan.
Dit proces is alleen mogelijk als het wordt toegepast in samenhang met technologie die flexibiliteit en eenvoud biedt aan zowel de functionele als de technische kant. Door het nieuwe proces daarop te enten kan het nu te technisch georiënteerde beheer van informatie (databases) plaatsmaken voor functioneel beheer van informatie (bedrijfskapitaal). Dit zal leiden tot meer kennis, en versneld en vereenvoudigd informatiebeheer met een hogere roi (return on investment). De ontwikkeling van data naar informatie naar kennis naar intelligentie staat niets meer in de weg.< BR>
 
John van de Laar, directeur InformStrategy