Miscommunicatie met Baan en organisatorische onvolwassenheid kenmerken de eerste drie prille maanden van het bestaan de Nederlandse gebruikersvereniging Baan World Users (BWU). Baan en BWU voerden vorige week overleg. De communicatieproblemen stonden hoog op de agenda. "We zijn nader tot elkaar gekomen en ik ga er van uit dat alles nu goed gaat. Baan toont goede wil, maar moet zich in de praktijk nog bewijzen", aldus Albert Verhoeven, voorzitter van BWU.
De gebruikersvereniging BWU ontstond drie maanden geleden uit een fusie van acht bestaande verenigingen. In totaal gebruiken duizend bedrijven in Nederland Baan-software. Minimaal 40 procent daarvan wil BWU uiteindelijk in zijn ledenbestand hebben. Momenteel zijn dat er 270. De eerste ervaringen van Verhoeven met Baan zijn niet allemaal positief. Baan promoot en stimuleert het bestaan van een onafhankelijk gebruikersplatform. "Maar als puntje bij paaltje komt, laat Baan het mede door onduidelijkheid van afspraken soms afweten. Reacties blijven uit of zijn onduidelijk. Om voor beide partijen duidelijkheid te scheppen worden vanaf nu alle afspraken schriftelijk vastgelegd."
Directie-overleg
De contacten met BBS noemt Verhoeven goed, maar de ontwikkelingen binnen Baan Nederland gaan zo snel en de positiewisselingen zijn zo talrijk dat de BWU moeilijk het overzicht weet te behouden. Het streven is erop gericht op directieniveau contact te hebben met Baan.
Naast het reguliere overleg bestaat er in urgente gevallen behoefte aan directe communicatielijnen. Zo dook onlangs een foutieve weeknummering op in de programmatuur, waardoor sommige registraties fouten bevatte. De support-afdeling van Baan was op de hoogte van deze fout, maar lichtte BWU niet in. "Ik heb nadat de fout zich manifesteerde, meer dan drie weken op een reactie van Baan moeten wachten." Verhoeven vindt dit onaanvaardbaar en eiste afgelopen week met succes een pro-actieve rol van Baan in de informatieverstrekking rond knelpunten in de Baan-software. "Nu liggen er afspraken dat we in urgente gevallen toegang op directieniveau hebben met BBS of Baan Nederland." Het probleem rond de weeknummering is inmiddels nagenoeg opgelost, maar is wel typerend voor de kinderziekten in de relatie tussen Baan en zijn gebruikers.
Groeiproces
Het op- en openzetten van de communicatiekanalen is volgens Verhoeven een groeiproces. Een kwestie van aan elkaar wennen en een volwassen relatie opbouwen. Naast de communicatie is BWU druk bezig met de structurering van de eigen organisatie. Voor dit jaar streeft men ernaar een aantal werkgroepen in te stellen. In eerste instantie zullen de werkgroepen een afspiegeling van de oude gebruikersverenigingen en dus branchegericht zijn. Op termijn voorspelt Verhoeven meer functioneel ingerichte groepen. Als de organisatie ingericht is, kan BWU zich bezig gaan houden met inhoudelijke zaken. "BWU is er primair om de belangen te behartigen van gebruikers van Baan-software. Informatie-uitwisseling over nieuwe producten, knelpunten, te gebruiken tools en zelfs maatwerk."
Naast de werkgroepen kunnen leden informatie vergaren op de Website (http://www.bwu.nl), de themadagen of de BWU-periodiek erop naslaan. Ook Baan-gebruikers die geen lid zijn, hebben toegang tot bepaalde activiteiten.
