Het overstappen naar Skype for Business als communicatie-oplossing voor organisaties kan werknemers flink wat tijdswinst per dag opleveren. Onderzoek van McKinsey wijst uit dat werknemers tot 25% productiever worden wanneer zij gebruik maken van nieuwe communicatietechnologieën zoals Skype for Business.
En terwijl 72% van alle organisaties hun werknemers in zekere mate gebruik laten maken van deze sociale technologieën, is het aantal organisaties dat hier daadwerkelijk voordeel uithaalt nihil, zo blijkt uit het onderzoek. Het succes van oplossingen als Skype for Business staat en valt dus met de adaptatie door werknemers. Zonder adaptatie geen succes, en zonder succes geen tijdwinst.
30 minuten per dag terug voor de BV Nederland
De Skype for Business Community snapt waar het om draait. Deze samenwerking van 20 organisaties heeft zich immers als doel gesteld om de BV Nederland 30 minuten van hun werkdag terug te geven. Dit kan gerealiseerd worden door de succesvolle implementatie en adaptatie van Skype for Business als Universele Communicatieoplossing.
De Skype for Business Community heeft een 6-tal tips opgesteld die organisaties kunnen helpen in de adaptatie van Skype for Business en hun succesvolle pad naar een hogere productiviteit.
1. User adaptatie is een proces, geen evenement
als er geen aandacht besteedt wordt aan adoptie, zal de toegevoegde waarde van de nieuwe tool nooit bereikt worden. Streef naar succes en besteed aandacht hoe werknemers een nieuwe tool of product succesvol kunnen gebruiken. Focus in beginsel dus vooral op het eigen maken van de gewoonte om Skype for Business te gebruiken in plaats van e-mail of telefonisch contact.
2. Wees voorbereid op de volledige adaptatie
De kracht van Skype for Business ligt onder andere in de mogelijkheid om werknemers te verbinden via ieder gebruiksapparaat. Zo zijn werknemers optimaal bereikbaar en flexibel in hun manieren van communiceren. Organisaties die dit operationeel optimaal faciliteren, halen hier de meeste winst uit.
3. Juiste communicatiemiddelen bij de juiste functie
Door de juiste communicatiemiddelen te faciliteren bij specifieke functies, kunnen de gebruikers optimaal profiteren en productiever en effectiever werken waardoor men uiteindelijk tijd wint.
4. Maak gebruik van ‘presence’modules
dankzij deze oplossing in telefonie zie je snel of de persoon die je wilt bereiken beschikbaar is of niet, waardoor je iemand niet onnodig stoort. Dit levert in beide gevallen (zender én ontvanger) tijdswinst op
5. Zorg voor zo min mogelijk ruis op de lijn
Het duurt ongeveer 23 minuten voordat iemand die uit zijn concentratie is gehaald, weer volledig geconcentreerd aan het werk is. Door binnen een Skype for Business of andere UC omgeving gebruik te maken van de juiste headset met een rood busy light, wordt duidelijk dat de gebruiker in zijn of haar concentratiezone zit. Hierdoor zullen zijn of haar collega’s hem of haar niet storen, wat de productiviteit ten goede komt en tijdswinst oplevert.
6. Meer online resulteert in meer offline
Door meer samen te werken in online meetings, zal je meer tijd hebben voor offline meetings met de personen die je echt face-to-face wil spreken.
