Steek geen geld in onontgonnen applicatieportfolio

Meer dan de helft van de it-managers en cio’s geeft toe een onvolledig beeld te hebben van hun applicatieportfolio. Toch gaat 80 procent van het it-budget op aan het beheer en onderhoud ervan. Als je deze twee feiten met elkaar combineert, dan kom je tot de slotsom dat bijna het hele budget in een zwart gat gestoken wordt. Slechts 20 procent blijft dan over voor nieuwbouw en modernisering. Volgens mij moet het roer drastisch om.

Doordat het applicatieportfolio door veel it-managers niet te doorgronden is, bevat het regelmatig redundante applicaties die niet geïdentificeerd zijn of buiten gebruik zijn gesteld terwijl ze wel onnodig mips (million instructions per second) in beslag nemen. Daarnaast zitten er vaak legacy-applicaties in het portfolio, waarvan niemand weet hoe deze moeten worden bijgewerkt. Veel it-managers hebben een vertroebeld en/of onvolledig beeld van de bestaande applicaties en vanzelfsprekend van de relatie ertussen. Een gedegen afweging om een applicatie te moderniseren of buiten gebruik te stellen, is dan niet mogelijk. Het is daarom niet gek dat het meeste geld gestoken wordt in beheer en onderhoud, maar zonde is het wel.

Met onderhoud en beheer van het applicatieportfolio bedoel ik in deze context het lapwerk door middel van applicatie-reviews en -updates. Dus kleine functionele wijzigingen die worden doorgevoerd om met de bestaande applicaties te kunnen voldoen aan de huidige eisen, zoals veranderende wet- en regelgeving. Denk aan de btw-verhoging, dat is typisch zo’n wijziging die je niet even links kan laten liggen als je er wat mee te maken hebt. Door dergelijke aanpassingen door te voeren, blijven de applicaties draaien en enigszins voldoen, maar dit is te weinig om de organisatie vooruit te helpen. Op deze voet verder gaan, is dus geen optie.

Veel van ons delen dit besef. Ondanks dat 46 procent van de it-managers nu nog niet weet hoe hoog de kosten zouden zijn om hun applicatieportfolio up-to-date te maken, wil een ruime meerderheid daar verandering in brengen door een gestructureerd proces te implementeren. In feite is het een verborgen post op de balans. Bovendien kun je het budget nooit optimaal besteden als je niet precies weet waaraan. Ik roep daarom alle it-managers op om te streven naar de grote wisseltruc. Waar nu nog maar 20 procent besteed wordt aan nieuwbouw en modernisering, zou dat 80 procent mogen zijn. En hetzelfde geldt voor onderhoud- en beheerbudget. Waar dat nu 80 procent is, mag dat wat mij betreft 20 procent worden. Daar gaat echter wel een essentiële stap aan vooraf, namelijk inzicht in het applicatieportfolio. Begin dus bij het begin en ontdek het veelal nu nog onontgonnen portfolio.