Bedrijven veranderen steeds meer in e-businesses. Logisch gevolg is dat informatie op papier wordt omgezet in digitale informatie, met als doel deze in de elektronische omgeving veel beter te kunnen managen. En hoe sneller hoe beter.
Document capturing is zo’n aanpak en gaat veel verder dan scanning. Hierbij worden de gegevens van het document automatisch herkend, of het document nu van papier is of dat het een elektronisch document betreft. Afhankelijk van de software kan het hierbij gaan om barcodes, maar ook om getypte of handgeschreven tekst. Geavanceerde capture-software is in staat om automatisch essentiële gegevens zoals factuur- en btw-nummers, afbeeldingen en tegenwoordig zelfs voice data te herkennen.
Het feit dat de documentcapturing-markt vorig jaar nog met 8,2 procent groeide (cijfer uit analyse van Harvey Spencer Associates) blijkt dat capturing nog altijd een belangrijk investeringsvraagstuk is. Veelal wordt er gezocht naar oplossingen die compleet maar ook betaalbaar zijn. Productiviteit en consistentie zijn belangrijk, maar tijdreductie staat voorop. Die tijdswinst zit echter niet alleen in het scannen en de capturing zelf, maar met name in het proces dat daarop volgt. Hier valt voor it nog flinke winst te behalen. Twee belangrijke aandachtspunten:
1. Gegevens – wat en hoe?
Het wat – oftewel de data en informatie – is steeds meer een mix van elektronische gegevens, papieren documenten, beelden, geluid, handgeschreven informatie, qr-codes, et cetera. Het hoe – of de manier waarop we het capturingproces aansturen – start steeds vaker vanaf een mobiel punt. Het gebruik van smartphones en tablets zal het hoe van capturing dan ook steeds meer gaan beïnvloeden. Voor it vormen dit belangrijke uitdagingen die een grote invloed kunnen hebben op de competitiviteit en productiviteit van de organisatie.
Capturing zonder verdere vervolgstappen kan een eerste fase zijn in een digitaliseringsproject. Toch is het in deze beginfase al van groot belang te weten wat er verder gedaan zal worden met de verkregen informatie. Het bepaalt namelijk alle verdere stappen die je gaat doorlopen. Is optical character recognition (ocr) voldoende, of moet er eveneens aan barcode of qr-codeherkenning gedaan worden? Heeft het achterliggende proces misschien meer specifieke en zone-afhankelijke informatie nodig? Metadata, indexering? Zijn er nog andere bronnen, zoals e-mails, standaard office-documenten, faxen en dergelijke die moeten worden meegenomen?
2. Vervolgstappen
De meest logische en volgende stap is het opzetten van een workflow. Er zal een onderscheid gemaakt moeten worden tussen workflows die geen verdere goedkeuringen vereisen en workflows die daar wel op gebaseerd zijn. Vervolgens zal de eindbestemming erg bepalend zijn voor het softwareplatform dat opgezet wordt. Zal it richting cloud gaan of niet? Welke opslagcapaciteit dient beschikbaar te worden gesteld? Welke toegankelijkheid is er vereist door de business? Wat doen we met disaster recovery?
De keuze voor een degelijk en robuust platform dat flexibel kan meegroeien met de behoeften van de organisatie zal hierbij de ultieme uitdaging voor it zijn. Welke connectoren zijn er nodig? SAP, Oracle, crm-platform, sharepoint of documentum? Kies je voor een open source platform? Hoe geef je mobile gebruikers daadwerkelijk toegang?
Ervaringen
Belangrijke aandachtspunten als je het mij vraagt, waarbij de rol van it enorm belangrijk is. Maar Computable.nl is ook een perfect platform om ervaringen te delen. Dus heb jij als it-professional een ‘capture-flow-access’-traject achter de rug of staat er een op stapel? Laat het eens weten, waar liep of loop jij tegenaan?
