(Digitaal) dicteren is tot nog toe een nog enigszins ‘onzichtbare' technologie voor diegenen die niet in de advocatuur, de medische wereld of op het secretariaat van grote bedrijven werkzaam zijn. Deze beroepsgroepen behalen er al jaren hun voordeel mee.
Inmiddels worden op steeds meer plaatsen de traditionele bandjes vervangen door vooruitstrevende digitale technologie. De huidige digitale dicteerapparaten lossen veel van de problemen van hun analoge voorgangers op. Met een digitaal invoerapparaat dicteert een professioneel gebruiker direct op de pc of slaat gegevens in een mobiel apparaatje op. Dit betekent dat elk dictaat beschikbaar is als digitaal audiobestand. Elk deel van het dictaat kan op ieder gewenst moment worden beluisterd of gedeeld, waardoor bewerken ervan gemakkelijker wordt. Het audiobestand is dus al onmiddellijk na de opname beschikbaar voor uitwerken door een assistent (transcriptionist).
Belangrijker nog, vandaag te dag zijn deze digitale systemen voorzien van sofware die de hele workflow van diverse auteurs en assistenten regelt en transparant maakt, onafhankelijk van locatie of tijd. Bedrijven met meerdere kantoren kunnen hierdoor binnen een systeem opereren en werklast balanceren over de beschikbare resources. Hierdoor treedt een belangrijke versnelling van het proces op; zo'n 35 procent volgens experts bij Philips. Outsourcing van transcriptie vindt als alternatief steeds vaker plaats met alle voordelen van dien. Ook kan dit systeem in een thuiskantoor van een advocaat of secretaresse worden geïnstalleerd. Alle nadelen die samenhingen met transport, kwaliteit van de bandjes en werkplanning zijn hierdoor opgelost.
Een meer recente ontwikkeling is dat het digitaal vastleggen van notities steeds meer door semi-professionals en zelfs consumenten wordt gebruikt. Deze gebruikersgroepen zijn breed: namelijk iedereen die ideeën wil vastleggen en het gesprokene wil opnemen. Journalisten, studenten, architecten, accountmanagers, medewerkers buitendienst, makelaars, kleine zelfstandigen en nog vele anderen gebruiken halen ook veel voordelen uit de technologie.
De digitale memorecorder vereenvoudigt het maken van gesproken notities en tegenwoordig ook van audio stereo-opnames. Zoeken naar stukjes papier om bijvoorbeeld vluchttijden, telefoonnummers of een briljante inval te kunnen noteren, is niet meer nodig. Bestanden ingesproken op een memorecorder kunnen gewoon worden beluisterd door de luidspreker van het apparaat zelf. Dus geen gehannes met oortelefoontjes ofzo. Als alternatief kunnen bestanden van de memorecorder op een pc worden gedownload om ze vervolgens op de computer te archiveren, rangschikken, afspelen, bewerken, of e-mailen. Vanwege de aard van de toepassing wordt hierbij meestal niet een voetpedaal gebruikt om de afspeelfunctie te bedienen, zoals bij professioneel dicteren wel het geval is.
De huidige apparaten hebben zelfs een ingebouwde MP3-speler, radio, tijdsprogrammeer- en wekkerfunctie, waardoor ze een aantal praktische functionaliteiten combineren in een modern en ergonomisch accessoire dat in de zak van een overhemd past. Voor formaat of gewicht hoef je het niet te laten. Ze zijn tegenwoordig qua afmetingen gelijk aan een moderne mobiele telefoon.
Het nieuwe, moderne en functionele maken deze ‘mobieltjes' steeds meer tot een nuttige en praktische metgezel in zaken en vrije tijd. De nieuwste modellen beschikken over een aanzienlijke opslagcapaciteit. Dit betekent dat de toepassingen vrijwel onbeperkt zijn, of het nu gaat om gebruik in het dagelijkse leven of voor zakelijke toepassingen. Gebruikers kunnen letterlijk alles opnemen: van boodschappenlijstjes tot aantekeningen van colleges, complete interviews of notulen van besprekingen. En inmiddels beschikken de topmodellen over professionele kwaliteit, als PCM-opnametechniek en studio kwaliteit stereo. Elk detail is te horen dankzij de digitale geluidskwaliteit.
Ook kunnen voor het voorkomen van misverstanden tijdens belangrijke gesprekken deze digitaal worden opgenomen. Dit kan nuttig zijn tijdens onderhandelingen met een werkgever, of het gesprek met een echtscheidingsadvocaat.
Nooit was het gemakkelijker om gesproken informatie op te slaan. Dankzij deze multifunctionele lifestyle producten wordt ingehaakt op de ontwikkeling waarbij consumenten en professionals op elk gewenst moment en op iedere plek communiceren. Te verwachten is dat deze ontwikkeling nog verder zal doorgaan. Of het nu gaat om het delen van muziek en beeld of dataopslag, in combinatie met het maken van gesproken notities.
De markt groeit jaarlijks met 30 tot 40 procent en steeds meer nieuwe toepassingen vinden hun weg naar de gebruiker. Naar schatting gebruiken inmiddels 500.000 mensen een memorecorder in Nederland.
Louis Verhulst
Managing Director
Avante International
In dit artikel word niet eens gesproken over de belangrijkste innovatie op het gebied van digitaal dicteren, namelijk de spraakherkenning, waardoor de tekst automatisch in geschreven tekst word omgezet.
Voorbeeld: Je dicteert een brief/verslag terwijl je onderweg bent, of lekker buiten bent. Je zet het apparaat in zijn “cradle” en je brief of verslag verschijnt in Microsoft Word op je computer. Je hebt dan wel software nodig, dictaplus is op het moment het beste.