Open Text Corporation , wereldwijd leverancier in Enterprise Content Management (ECM) software, heeft de orderverwerking van Cito Benelux geautomatiseerd met Open Text Fax Server en Document Management Server. Hierdoor kunnen klantorders vele malen efficiënter worden afgehandeld, bijna zonder enige menselijke interventie en met minder fouten. Tevens biedt Open Text Fax Server de mogelijkheid om documenten van jaren geleden heel eenvoudig terug te zoeken in het digitale archief.
Cito Benelux, met het hoofdkantoor in Zevenaar, is een dochteronderneming van Phoenix Contact en Rittal – wereldwijde fabrikanten met het hoofdkantoor in Duitsland. Cito Benelux distribueert naast industriële, elektrische en elektronische componenten, ook schakelkasten en behuizingen van de moedermaatschappijen in de Benelux.
Het verweken van orders is binnen Cito Benelux het belangrijkste en meeste urgente bedrijfsproces. Om dit bedrijfsproces zo goed mogelijk te laten verlopen, is Open Text Fax Server geïmplementeerd. Deze oplossing van Open Text is de stuwende kracht achter digitale faxverwerking en archivering. "Doordat Open Text nu een rol speelt in de totale oplossing hebben we een snellere doorlooptijd van bestellingen gerealiseerd", stelt André Pruijn, IT Manager bij Cito Benelux. "Het order invoerproces, dat voorheen een uur in beslag nam, is nu volledig geautomatiseerd. Dit betekent dat het binnenkomen van een fax en het invoeren in het ERP-systeem slechts enkele seconden in beslag neemt. Snellere verwerking en minder fouten maakt ons voor onze klanten een betrouwbare leverancier van goederen. Voor Cito Benelux betekent de efficiencyslag minder geretourneerde bestellingen en betere service aan klanten."
Klanten van Cito Benelux in de automotive branche, telecommunicatie en andere sectoren voeren hun complexe projecten binnen strakke tijdschema’s. Zorgvuldig getimede leveringen van producten zijn daarvoor noodzakelijk. Het motto van het moederbedrijf van Cito Benelux belooft: ‘Bestellen bij Rittal, betekent vrijwel gelijk geleverd!’ Door als dochtermaatschappij te zorgen voor lokale probleemloze logistiek heeft Cito Benelux een aantal voordelen gerealiseerd door gebruik van digitale geautomatiseerde orderprocessen.
Ook werknemers hebben baat bij de Open Text Fax Server: "Werknemers hebben nu elektronische toegang tot recente faxen zodat zij vragen van klanten kunnen beantwoorden", geeft Pruijn aan. Met behulp van de Open Text Document Server (Alchemy Edition) Web Access Module kunnen werknemers via internet vanaf alle locaties Document Server repositories doorzoeken. "Documenten van een paar jaar terug zijn nu veel efficiënter in het digitale archief op te zoeken", voegt Pruijn hieraan toe.
Bijna alle Cito Benelux medewerkers, verspreid over meerdere vestigingen, gebruiken Fax Server als de digitale faxoplossing voor het verzenden en ontvangen van algemene faxen. Dochterkantoren gebruiken remote faxboard servers om zo tegen lokale tarieven faxen binnen een land te kunnen versturen. Inkomende faxen worden doorgestuurd naar het centrale systeem in Nederland waardoor digitale bestanden beschikbaar zijn op alle locaties en binnen alle toepassingen. Door het optimaliseren van het bestelproces heeft Cito Benelux alle vijf faxapparaten, die eerder werden gebruikt op het hoofdkantoor, kunnen afschaffen; het IT-team verwacht meer apparaten in andere kantoren te kunnen schrappen nu het geautomatiseerde proces ook op andere locaties wordt ingevoerd.
Eric-Jan van Kempen, IT-specialist bij Cito Benelux beargumenteert de keuze voor de faxoplossing: "Wij kennen de Nederlandse markt en soortgelijke oplossingen brachten ons naar de Open Text Fax Server, RightFax Edition. Na onderzoek bleek dat Fax Server voldeed aan al onze wensen en eisen voor een digitale faxoplossing." Tijdens de installatie van Fax Server, is Cito Benelux een samenwerking aangegaan met SecureComm, een value added distributeur van informatie- en communicatietechnologie waaronder diverse Open Text producten. "Onze samenwerking met SecureComm en Open Text is erg goed", aldus Van Kempen. "We hebben onze wensen aangegeven en beschikken nu over een oplossing die voor 100% aan deze wensen voldoet."
Martin van Ginkel, Regional Manager Europe bij Open Text, voegt hier aan toe: "Securecomm en Open Text werken al jaren succesvol samen en we zijn er erg trots dat zij dit project naar volle tevredenheid van de klant hebben opgeleverd. Securecomm heeft wederom bewezen in staat te zijn een complex project op te kunnen leveren waarbij procesoptimalisatie en kostenreductie centraal staan voor de klant."
