ICT-omgeving voor NSS-top

De ict-omgeving van de NSS-top is één van de vijf genomineerde overheidsprojecten voor de Computable Awards in de categorie ICT-project van het jaar bij de overheid. Shared Service Center (SSC-ICT) Haaglanden heeft in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken een nieuwe ict-omgeving ontwikkeld in samenwerking met diverse overheidsorganen en bedrijven.

Nucleaire Security Summit (NSS) is een initiatief van president Obama van de Verenigde Staten om de veiligheid rond nucleair materiaal te verbeteren. Nederland had toegezegd de NSS in maart 2014 te organiseren in Den Haag. Het doel van dit project was om een veilige ict-infrastructuur aan wereldleiders,  delegaties van de deelnemende landen en de pers bij de Nuclear Security Summit te leveren.

De NSS werd bezocht door ruim vijftig staatshoofden, meer dan duizend delegatieleden, drieduizend journalisten en circa duizend medewerkers. Dit vroeg om een goede ict-omgeving. Naar eigen zeggen waren goede ict-faciliteiten een must om een goede reputatie in het buitenland te bereiken, om op deze manier in Nederland meer van dit soort evenementen te kunnen en mogen organiseren. Slechte ict-voorzieningen leidt juist tot reputatieschade en dat wilde de NSS voorkomen.

Ict-omgeving

Shared Service Center (SSC-ICT) Haaglanden kreeg van het ministerie van Buitenlandse Zaken de opdracht om de ict-omgeving, in samenwerking met diverse overheidsorganen en bedrijven (zie kader), in te richten. Hiervoor was een jaar tijd beschikbaar. Dankzij de inzet van driehonderd projectmedewerkers en samenwerking tussen tientallen overheids- en private partijen is dit project naar eigen zeggen een groot succes geworden.

De ict-omgeving bestond onder andere uit: mobiele en vaste telefonie, een website, een applicatie met informatie over alle delegaties en de organisatie, beveiligde internettoegang, draadloos internet (Wi-Fi) voor vijfduizend gelijktijdige deelnemers en werkstations en printers voor de pers, delegaties en medewerkers. Hierbij is veel aandacht besteed aan de beveiliging van de infrastructuur. Met het oog op duurzaamheid werd afgeschreven hardware als desktops, monitoren, printers, telefoons, firewalls en Wi-Fi-access points van de ministeries van Buitenlandse Zaken en Veiligheid en Justitie gebruikt.

Successen en struikelbrokken

Als succesfactoren noemt de NSS dat de ict-voorzieningen op tijd beschikbaar waren voor alle aanwezigen en dat het project binnen budget is gebleven. Er waren enkele kleine storingen tijdens de uitvoering van de NSS-top, maar deze zijn allemaal vakkundig (doelmatig en doeltreffend) opgelost door de supportmedewerkers. Ook tijdens het optuigen van het project waren er een aantal struikelblokken. Zo waren niet alle locaties tijdens de ontwerp- en bestelfase bekend. Middels changemanagement, huur, beheerpartijen van betreffende locaties en korte lijnen met leveranciers is dit het hoofd geboden.

In slechts negen dagen is de gehele omgeving opgebouwd. Aangezien dit op logistiek niveau vrij lastig was, is de hulp van logistieke dienstverleners via Facilitair Management Haaglanden van Binnenlandse Zaken ingeschakeld. Twee dagen na het congres is de ict-infrastructuur ontmanteld en zijn de onderdelen naar de volgende gebruiker verscheept.