Zo verbeter je bedrijfsprocessen met je it-landschap

Bedrijfsprocessen zijn de laatste decennia een stuk ingewikkelder geworden. Meer ketenpartners, toegenomen regelgeving, complexere technologieën, en klanten en medewerkers die meer eisen zijn. Hoe kun je ondanks deze moeilijkheid toch de bedrijfsprocessen blijven aansturen?

Een verouderde maar nog altijd relevante it-omgeving staat innovatie vaak in de weg. Je staat voor een dilemma: je kunt niet zonder meer afscheid nemen van de bestaande core-systemen, maar je moet wel vooruit om operational excellence te waarborgen. Door een schil van intelligent automation als het ware om de bestaande it te bouwen, kun je de uitdaging te lijf gaan. Wat je daarvoor nodig hebt? Visie en lef.

Neem een omgeving als een wereldhaven, een bloemen- of groenteveiling of een productieomgeving in de maakindustrie. Dit zijn grote fysieke hubs waar mensen, goederen en processen samenkomen. Maar ze zijn tevens uitgegroeid tot datahubs, knooppunten waar digitale (trans)acties, reacties, zenden en ontvangen van informatie worden gestroomlijnd. Het doel is om de doorvoer en output van productieprocessen te optimaliseren.

Operational excellence

Operational excellence is en blijft het streven. Het is daarbij essentieel dat zoveel mogelijk processen volledig autonoom worden afgehandeld. Automatisering en digitalisering van processen nemen namelijk de complexiteit weg en verbeteren de efficiëntie. Kijk goed naar je processen en stel vast welke repetitieve taken zijn te automatiseren met behulp van it-oplossingen, zoals workflow-automatisering, robotic process automation (rpa) of artificiële intelligentie (ai) en machine learning (ml).

Tegelijkertijd zorg je ervoor dat processen sneller en consistenter verlopen. Dat wil zeggen dat je de subjectiviteit – door menselijke interventie – uit processen haalt, wat de organisatie minder gevoelig maakt voor fouten. Tevens ben je zo in staat integratie van systemen, essentieel voor operational excellence, te vereenvoudigen. Ook dit voorkomt dat je als organisatie moet terugvallen op handmatige taken, wat immers leidt tot tijdverlies, wat funest is voor operational excellence.

Intelligent automation

In de praktijk blijkt het voor organisaties lastig processen verder te digitaliseren en te automatiseren. Zij hebben te maken met een traditionele it-omgeving, die voor een deel nog bestaat uit verouderde
systemen (legacy). Bedrijfsapplicaties die in een grijs verleden als maatwerk zijn ontwikkeld in een taal als Cobol zijn nog altijd onmisbaar in het primaire proces. Aanhaken op de digitale transformatie of integratie met moderne applicaties is een uitdaging. Zie deze systemen als een orkest dat bestaat uit verschillende partijen met muziekinstrumenten. Afzonderlijk klinken ze best goed, maar samen maken ze echt indruk. Je hebt een componist nodig om de houtblazers met de slaginstrumenten te laten musiceren. De dirigent is in it-termen degene die zorgt voor een intelligent automation-laag. Dit maakt het mogelijk nog altijd goed werkende bedrijfsregels te extraheren en los te koppelen van de verschillende functionaliteiten. Bedrijfsregels en applicaties worden vervolgens vertaald naar het doelplatform, dat eenvoudiger te integreren is met platformen van ketenpartners.

Dit doelplatform is steeds vaker een integratie- en orkestratieplatform. Dit is een onmisbare categorie it-technologie in de realisatie van een digitale hub als haven of veiling geworden. Dit type platformen is het fundament onder wat analistenbureau Gartner ‘hyper- of intelligent automation’ noemt. Er zijn verschillende technologieën bij betrokken, waaronder ai en ml en de inzet van low-code-platformen. In toenemende mate worden data automatisch verzameld en geïnterpreteerd, wat niet alleen de snelheid van het besluitvormingsproces bevordert maar ook de kwaliteit.

Geen desinvesteringen

Low-code is een belangrijke component in het inrichten van intelligent automation. Met de juiste low-code-ontwikkeltechnologie ben je in staat snel en gericht applicaties te ontwikkelen, zonder dat je afscheid moet nemen van legacy-systemen die nog altijd van grote waarde zijn voor de dagelijkse operatie. Deze manier van werken heeft een aantal voordelen:

• Met low-code kunnen medewerkers aan de businesskant in hoge mate zelf applicaties ontwikkelen die direct waarde toevoegen;
• Bestaande goed functionerende systemen blijven behouden en worden op goedkope en snelle wijze flexibel gemaakt, dus leveren meer op;
• De afhankelijkheid van legacy wordt verkleind terwijl de functie van deze systemen beschikbaar blijft. En dit stelt je in staat om gericht en tegen minder risico legacy te gaan uitfaseren;
• Vanuit it kun je veel sneller, makkelijker en in sterke samenwerking met de business nieuwe functionaliteit realiseren die je bedrijfsvoering stap voor stap naar een hoger niveau brengen;
• Innovatie wordt laagdrempelig.

Door de inzet van low-code-technologie in de context van intelligent automation, kunnen organisaties de it-omgeving zo orkestreren dat data in de juiste context en op het juiste moment beschikbaar komt voor de medewerker of andere stakeholders.

Dit is dé aanpak, wil je als organisatie de toenemende complexiteit van de wereld om ons heen kunnen blijven beheersen. De boodschap dat er geen sprake is van desinvesteringen, zal niet alleen de cio maar ook de cfo als muziek in de oren klinken. Je hebt een orkest waarin alle elementen prachtig samenspelen.